Zur Finanzierung der technischen Wartung und Pflege der schulischen digitalen Infrastruktur erhalten kommunale und private Schulaufwandsträger ab 2025 Zuweisungen bzw. Zuschüsse nach dem Bayerischen Schulfinanzierungsgesetz (BaySchFG, dort Art. 5 Abs. 3 und Art. 30).
Die gesetzliche Leistung wird als Pauschalbetrag je Schülerin und Schüler und Haushaltsjahr gewährt. Die Höhe der Pauschale wird auf Basis einer stichprobenbasierten Erhebung der angefallenen notwendigen Ist-Kosten bemessen und durch Rechtsverordnung geregelt, s. § 13c der Ausführungsverordnung zum Bayerischen Schulfinanzierungsgesetz.
Die Verbescheidung und Auszahlung der ab dem Haushaltsjahr 2025 geltenden gesetzlichen Zuweisungen zu den Kosten der technischen Administration, Wartung und Pflege der schulischen digitalen Infrastrukturen erfolgen durch das Landesamt für Schule digital über das Portal für Schulaufwandsträger sat:las.
Die Anwendung steht den Schulaufwandsträgern voraussichtlich ab Ende 2025 zur Verfügung, so dass sie diese Leistung künftig – für jedes Kalenderjahr gesondert – aktiv abrufen können. Dabei zielt das Verfahren auf geringstmöglichen Verwaltungsaufwand. Aktuelle Informationen zum Serviceportal sat:las und zur Authentifizierung über die OZG-Standardkomponente Mein Unternehmenskonto finden Sie auf der entsprechenden Website des Landesamt für Schule.
Die pauschalierten Zuweisungen werden im jeweiligen Haushaltsjahr auf der Grundlage der Schülerzahlen zum vorangehenden Stichtag der Amtlichen Schuldaten berechnet. Diese werden in der Regel zum Ende des zweiten bzw. im Laufe des dritten Quartals eines Kalenderjahres veröffentlicht. Weitere Konkretisierungen, insbesondere die Pauschalbeträge, sind in § 13c der Ausführungsverordnung Schulfinanzierungsgesetz (AVBaySchFG) niedergelegt.
Mittels einer Erhebung der Ist-Kosten bei derzeit 244 Kommunen werden die jeweils geltende Pauschalbeträge für den Wartung-und-Pflege-Zuschuss festgesetzt. Dabei werden die im Erhebungsjahr tatsächlich angefallenen Kosten mit geeigneten Parametern auf das Geltungsjahr der Pauschale fortgeschrieben, um den Bedarf bestmöglich abzubilden.
In der hier zum Download bereitgestellten Erhebungsmappe tragen die an der Kostenerhebung teilnehmenden Kommunen ihre im Kalenderjahr 2024 tatsächlich in der technischen Administration, Wartung und Pflege der vorhandenen Schul-IT getätigten Ausgaben ein. Um das Befüllen der Unterlagen zu vereinfachen, genügt es bei den angestellten IT-Administratorinnen und Administratoren, in den elektronischen Unterlagen lediglich die Stellenanteile einzutragen, die unmittelbar auf diesen Arbeitsbereich entfallen sind. Die dadurch entstandenen Kosten werden auf Basis der durch den Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband herausgegebenen Tabellen für die „Kosten eines Arbeitsplatzes für den öffentlichen Dienst“ (bzw. für kommunale Beamte) errechnet.
- Kostenerhebungsunterlagen für 2024Version 1.2Elektronische Erhebungsunterlagen (Excel-Arbeitsmappe) zur Übermittlung der tatsächlich im Kalenderjahr 2024 unmittelbar für die technische Administration, Wartung und Pflege entstandenen Kosten.
- An der Kostenermittlung teilnehmende KommunenVersion 1.0Liste der Kommunen (samt Trägerkennziffer), die an der Erhebung der Istkosten des Kalenderjahres 2024 teilnehmen.
In den Kostengruppen 2 (Verträge mit externen Dienstleistern) sowie 3 (Werkzeuge und Dienste) sind die Bruttokosten inkl. Mehrwertsteuer anzugeben.
Die anrechnungsfähigen Kostenpositionen für die technische Administration, Wartung und Pflege der schulischen IT-Infrastrukturen sind in den Erhebungsunterlagen abschließend aufgeführt. Sie umfassen dabei neben der unterrichtlich genutzten schulischen IT-Infrastruktur auch die technische Administration, Wartung und Pflege der Schulverwaltungs-IT.
Für die Kostenerhebung relevant ist der Zeitpunkt der tatsächlichen Abrechnung bzw. des Geldflusses. Sofern z. B. Kosten für eine im Kalenderjahr 2024 erbrachte Leistung erst im Kalenderjahr 2025 anfallen, sind diese in die Erhebung der Kosten des Jahres 2025 einzubringen.
Um Schul- oder Zweckverbände berücksichtigen zu lassen, an den eine regulär an der Kostenerhebung teilnehmende Kommune beteiligt ist, besteht für die Kommune die Möglichkeit, bis zu drei zusätzliche Trägerkennziffern im Tabellenblatt „Versicherungen“ in die dafür vorgesehenen Zellen einzutragen. Die zugehörigen Schulen erscheinen dann ebenfalls in der Schulliste.
Wesentlich ist, dass im Fall zusätzlich gemeldeter Schulaufwandsträger entsprechend die gesamten angefallenen Kosten für die technische Administration, Wartung und Pflege der Schul-IT aufgeführt werden, auch wenn sie eventuell vom einreichenden Träger nur anteilig übernommen wurden.
Nein. In der Kostenerhebung zur Festsetzung des gesetzlichen Zuschusses werden die Kosten eines Arbeitsplatzes im öffentlichen Dienst nach den diesbezüglichen Tabellen des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbades anerkannt. So bezieht der Rechner neben den reinen Personalkosten unter anderem auch Arbeitsplatz- und Gemeinkosten wie etwa die Kosten für die IT-Ausstattung des Arbeitsplatzes mit ein. Angegeben werden durch die teilnehmenden Kommunen daher die Stellenanteile von IT-Administratorinnen und Administratoren, die unmittelbar auf die technische Administration, Wartung und Pflege der Schul-IT entfallen sind.
Nein. Fortbildungskosten sind bereits in die Kostengruppe 1 berücksichtigt. Die in die Kostenerhebungsmappe integrierten Tabellen (Tabellenblatt „Rechner“) enthalten die durchschnittlichen „Kosten für einen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst“, die jährlich durch den Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband herausgegebenen werden. Sie enthalten neben den Personalkosten (Tarifentgelte, Sonderzahlung etc.) auch die laufenden Kosten für den Arbeitsplatz sowie einen Sachkostenanteil. In Letzterem sind als besondere Aufwendungen für Bedienstete auch die internen und externen Fortbildungskosten berücksichtigt.
Nein. Soweit Sachkosten für den Arbeitsplatz der angestellten IT-Administratorinnen und IT-Administratoren anfallen, sind diese in den Personalkostentabellen im Tabellenblatt „Rechner“ bereits berücksichtigt. Es handelt sich hier um die jährlich durch den Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband veröffentlichten Tabellen „Kosten eines Arbeitsplatzes im öffentlichen Dienst“, die bei der Berechnung auch die laufenden Kosten sowie die Sachkosten des Arbeitsplatzes mit einbeziehen. Eine Spitzabrechnung der Kosten ist damit weder nötig noch möglich.
Nein. Ziel der Kostenerhebung ist es, die tatsächlich im Kalenderjahr 2024 für die technische Administration, Wartung und Pflege der Schul-IT bei den Schulaufwandsträgern entstandenen Kosten möglichst genau abzubilden. Eine Finanzierung etwa der Personalkosten über die bayerische Administrationsförderung oder von MDM-Lizenzen über die Förderung regionaler Maßnahmen im DigitalPakt Schule spielt für die Kostenerhebung keine Rolle.
Nein. Lizenzen für über die in Kostengruppe 3 genannten Zwecke hinausgehende Software sind nicht in der Kostenerhebung anrechenbar. Office-Produkte selbst sowie Cloudlösungen für so genannte Standardsoftware sind Teil der schulischen Digitalinfrastruktur. Ihre Beschaffung ist damit Teil der investiven Maßnahmen zum Auf- und Ausbau der Schul-IT und nicht vom gesetzlichen Zuschuss für die technische Administration, Wartung und Pflege der vorhandenen Schul-IT umfasst.
Unter (zentraler) Geräteverwaltung im schulischen Bereich versteht man die Möglichkeit für IT-Administratorinnen und IT-Administratoren des Schulaufwandsträgers oder entsprechend beauftragte externe Dienstleister, über ein zentrales System den Status des Hardware- und Softwareinventars zu überwachen, schulisch genutzte Geräte zu erfassen, Konfigurationen vorzunehmen, Geräteeinstellungen zu automatisieren, sensible Daten zu schützen, Anwendungen zu verwalten, Patches und Updates einzuspielen. Lizenzkosten für Software, die einzig diesem Zweck dient, können unter Kostengruppe 3 der Erhebung erfasst werden.
Eine durch technische IT-Administratorinnen und IT-Administratoren betriebene Geräteverwaltung ist klar abzugrenzen von den Werkzeugen im Rahmen des Classroom Management, die eine Steuerung von Schülergeräten durch eine Lehrkraft erlauben und dabei einzelne Elemente einer Geräteverwaltung aufweisen können. Diese sogenannten pädagogischen Oberflächen dienen in erster Linie dem Classroom Management, erlauben u. U. aber auch eine Verwaltung von IT-Ausstattungsgegenständen wie PCs und Drucker. Der Lizenzerwerb einer derartigen Software zählt zum investiven Anteil im Auf- und Ausbau der Digitalinfrastruktur einer Schule. Er ist nicht Teil des gesetzlichen Zuschusses zur technischen Administration, Wartung und Pflege der Schul-IT und somit auch nicht in der Kostenerhebung anrechenbar.
Sollte eine Software sowohl eine (durch den Schulaufwandsträger oder beauftragte externe Dienstleister betriebene!) Geräteverwaltung als auch darüber hinausgehende Funktionalitäten beinhalten, kann nur der Teil der Lizenzkosten in der Kostenerhebung angegeben werden, der direkt und nachweisbar der Geräteverwaltung dient. Sind die Kosten nicht trennbar, können die Lizenzkosten nicht in der Erhebung angerechnet werden.
Nein. Lizenzen für über die in Kostengruppe 3 genannten Zwecke hinausgehende Software ist nicht in der Kostenerhebung anrechenbar. Werkzeuge und Dienste, die im Tätigkeitsbereich der IT-Administratorinnen und IT-Administratoren zum Einsatz kommen und deren Arbeitsplatz zuzuordnen sind, sind bereits in Kostengruppe 1 (in den Arbeitsplatzkosten) bzw. Kostengruppe 2 (in den Verträgen mit externen Dienstleistern) integriert. Die Beschaffung sonstiger Softwarelizenzen aufseiten der Schul-IT ist Teil der investiven Maßnahmen zum Auf- und Ausbau der Schul-IT und damit nicht vom gesetzlichen Zuschuss für die technische Administration, Wartung und Pflege umfasst.
Stand: 12. November 2025
