Informationen zur Erhebung der Amtlichen Schuldaten (ASD)

Das Verfahren „Amtliche Schuldaten“ (ASD) wurde beginnend mit dem Schuljahr 1991/1992 schrittweise bei den einzelnen Schularten eingeführt, um die Vielzahl von früher unkoordiniert durchgeführten Erhebungen zum Schuljahresbeginn zusammenzuführen und durch eine einzige weitgehend redundanzfreie und zugleich schulartübergreifend einheitlich strukturierte Datenerhebung zu ersetzen. Die Erhebung von Einzeldaten bei Schülern, Schulabgängern und Lehrern bildete hierfür die Voraussetzung. Mit dem Wegfall von Parallelerhebungen, dem konsequenten EDV-Einsatz auf allen Ebenen und der medienbruchfreien Datenweitergabe wurde eine effizientere Nutzung der in allen Bereichen äußerst knapp bemessenen personellen Ressourcen erreicht.

Dennoch wird das Verfahren derzeit im Rahmen eines e-Government-Projekts fortentwickelt. Angestrebt wird u. a., dass durch Einrichtung einer zentralen operativen Datenbank schulübergreifende Prozesse (Schulwechsel, Schulkooperationen, Schulpflichtüberwachung) besser unterstützt werden und an einer Stelle bereits erfasste Daten an anderer Stelle nicht noch einmal erfasst werden müssen.

Für die effiziente Nutzung der Schulverwaltungsprogramme ist neben der korrekten Bedienung ein langfristig angelegtes Datenmanagement unerlässliche Voraussetzung. Dabei sind folgende Grundsätze zu beachten:

• Die in den Programmen gespeicherten Daten sind regelmäßig und sorgfältig zu pflegen; dies gilt insbesondere für jene Merkmale, die für die Übermittlung der Amtlichen Schuldaten von Bedeutung sind. Wird die Schule im Rahmen der Datenaufbereitung vom Bildungsministerium oder vom Landesamt für Statistik auf Datenfehler hingewiesen, ist die betreffende Datei umgehend zu berichtigen, um eine nochmalige Falschmeldung im Folgejahr auszuschließen.
• Mit der Eingabe und Bereinigung der Daten sollte keinesfalls erst am Stichtag der Datenerhebung begonnen werden. Vielmehr werden an diesem Tag nur noch kurzfristig angefallene Änderungen in der Datei nachgeführt, sodass die Auswertung der gespeicherten und bereits überprüften Daten unverzüglich eingeleitet werden kann.
• Soweit in diesem Zusammenhang anfallende Arbeiten delegiert werden, sind die mit der Durchführung beauftragten Mitarbeiter mit sämtlichen hierfür erforderlichen Anleitungen und Informationsmaterialien auszustatten.
• Die von den Schulverwaltungsprogrammen erzeugten Prüfprotokolle sind vor der Übermittlung Position für Position durchzuarbeiten. Bei Inplausibilitäten, die vom Programm als „Fehler“ gekennzeichnet werden, hat eine genaue Prüfung zu erfolgen. Sofern keine Datenkorrektur veranlasst ist, sind die speziellen Gegebenheiten auf dem Fehlerprotokoll stichpunktartig zu erläutern. Dies erfolgt in WinLD beim Prüfteil durch die Eingabe entsprechender Bemerkungen, die dann bei der Meldung zusammen mit den Daten übermittelt werden. Auf diese Weise erübrigen sich spätere Rückfragen. Datenlieferungen, bei denen das Prüfprotokoll inplausibel ist, können nicht akzeptiert werden.

Der Schüler- und Klassenteil des Verfahrens ist seit dem Schuljahr 2002/2003 bei sämtlichen Schularten realisiert; ein Jahr später war bei den Schulabgängern die vollständige Umstellung auf Individualdaten erreicht. Die Einführung des Lehrer-und Unterrichtsteils wurde im Schuljahr 2004/2005 durch die Einbeziehung der Berufsfachschulen des Gesundheitswesens abgeschlossen.

Das Verfahren ASD ist arbeitsteilig angelegt. Das Landesamt für Statistik (LfStat) bereitet die Schul-, Schüler-, Klassen- und Schulabgängerdaten auf. Das Staatsministerium und je nach schulaufsichtlicher Zuständigkeit auch die Regierungen bzw. die Schulämter (vgl. Art. 114 BayEUG) bereiten die Lehrer- und Unterrichtsdaten sowie die Daten zur Kursbildung in der Kollegstufe auf.

Rechtsgrundlage für die Erhebung bildet Art. 122 Abs. 4 BayEUG. Die erhobenen Daten dienen insbesondere zur Erfüllung der in Art. 111 Abs. 1 BayEUG (Schulaufsicht) und Art. 16 und 29 BaySchFG (Schulfinanzierung) beschriebenen Aufgaben.
Die an den staatlichen Schulen erhobenen Lehrerdaten werden u. a. auch für Zwecke der Personalverwaltung verwendet. Die gemäß Art. 75a Abs. 1 BayPVG hierfür erforderliche Zustimmung hat der Hauptpersonalrat mit Schreiben vom 15.10.1992 erteilt.

Die Amtlichen Schuldaten beschreiben die Verhältnisse zu landeseinheitlich festgelegten Stichtagen für die einzelnen Schulbereiche.

Im Schuljahr 2022/2023 ist dies der 20. Oktober 2021.

Die von den Schulverwaltungsprogrammen erzeugten Übermittlungsdateien sind möglichst unmittelbar nach dem Stichtag über das Schuldatenübermittlungsportal zu übermitteln.

Die Daten zu den beiden Erhebungsbereichen „Schüler, Klassen und Schulabgänger“ sowie „Lehrer und Unterricht“ können unabhängig voneinander und damit zu verschiedenen Zeitpunkten übersandt werden.

Über welche Schülergruppen ist zu berichten?
Individualdaten sind für folgende Schüler bereitzustellen und in anonymisierter Form an das Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung zu übermitteln:
- An der Schule am Stichtag eingeschriebene Schüler,
- Gastschüler aus dem Ausland, soweit diese voraussichtlich mindestens bis zum Halbjahr in allen Fächern am Unterricht teilnehmen,
- Berufspraktikanten (nur Fachschulen und Fachakademien)
Lediglich summarische Angaben sind über Vorpraktikanten und Erzieherpraktikanten an den Fachakademien für Gemeindepastoral bzw. Sozialpädagogik zu machen.
Nicht zu berichten ist über Schüler, die bis mindestens zum Halbjahr beurlaubt sind (z. B. wegen eines Auslandsaufenthaltes).

Über welche Schulabgänger/Absolventen ist zu berichten?
Individualdaten sind bereitzustellen und in anonymisierter Form an das Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung zu übermitteln für:
- alle Schüler, die im Vorjahr die berichtende Schule besucht und seit dem Erhebungsstichtag des Vorjahres ohne oder mit Abschluss dauerhaft verlassen haben
- alle Schüler, die bis mindestens zum Halbjahr beurlaubt sind (z. B. wegen eines Auslandsaufenthalts)
- für Schüler, die im Vorjahr an der berichtenden Schule ein Berufsvorbereitungsjahr oder ein Berufsgrundschuljahr (in Vollzeitform) ohne oder mit Erfolg besucht haben, unabhängig davon, ob sie die berichtende Schule verlassen haben oder an dieser verbleiben (ohne Wiederholer).
Sofern ein Abschluss erreicht wurde, erfolgen hierzu Angaben, unabhängig davon, ob der Abschluss an der berichtenden Schule oder (durch Ablegen der Externenprüfung) an einer anderen Schule erlangt wurde. Über Abschlüsse, die von Schülern durch Ablegen der Externenprüfung erreicht wurden, berichtet also nicht die prüfende Schule, sondern die Stammschule der betreffenden Schüler.
Die Schule berichtet auch über Nichtschüler-Absolventen, d. h. Personen, die seit dem Erhebungsstichtag des Vorjahres an der Schule durch das Bestehen der Externenprüfung einen Abschluss erhalten haben, aber an keiner Schule im Sinne des BayEUG als Schüler eingeschrieben waren und folglich zum Zeitpunkt der Prüfung keinen Schülerstatus hatten.

Über welche Lehrkräfte ist zu berichten?
Von der berichtenden Schule sind für all diejenigen Lehrkräfte Daten über die Verhältnisse zum Stichtag bereitzustellen, die
- an der berichtenden Schule am Stichtag eingesetzt sind und dort eigenverantwortlich Unterricht erteilen oder für außerunterrichtliche Tätigkeiten Anrechnungsstunden erhalten. Dazu gehören auch Aushilfslehrkräfte, Pfarrer/Geistliche, Religionslehrkräfte im Kirchendienst, heilpädagogische Förderlehrer, heilpädagogische Unterrichtshilfen, Förderlehrer und Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst, die eigenverantwortlich Unterricht erteilen sowie an beruflichen Schulen Lehrkräfte, die wegen der Unterrichtsorganisation in der Stichwoche keinen Unterricht erteilen. Insbesondere sind an beruflichen Schulen von der federführenden Schule (Seminarschule) auch Referendare mit den umgerechneten Jahreswochenstunden zu melden, die im zweiten Halbjahr des ersten Ausbildungsjahres eigenverantwortlichen Unterricht erteilen.
- als Mobile Reserven oder Aushilfen für Elternzeit die berichtende Schule am Stichtag als Stammschule haben und nicht an einer anderen Schule längerfristig - d. h. voraussichtlich noch für mindestens vier Wochen - eingesetzt sind.
- als Mobile Reserven oder Aushilfen für Elternzeit an der berichtenden Schule am Stichtag für eine längerfristig - d. h. voraussichtlich noch für mindestens vier Wochen - abwesende Lehrkraft eingesetzt sind.
- mit Dienstbezügen abwesend und deshalb laut Stundenplan nicht zum Unterrichtseinsatz vorgesehen sind (z. B. wegen längerer Krankheit, Kur, Mutterschutz).
- am Stichtag des Vorjahres als vollzeit- oder teilzeitbeschäftigte Lehrkraft an der berichtenden Schule ausschließlich oder überwiegend tätig waren und am diesjährigen Stichtag dort nicht mehr eingesetzt sind.
- sich in der Freistellungsphase der Altersteilzeit im Blockmodell oder im Freistellungsjahr des Freistellungsmodells befinden.
- bereits vor dem Stichtag des Vorjahres abgegangen sind, aber noch nicht endgültig aus dem Schuldienst ausgeschieden sind z. B. bei Elternzeit, Beurlaubung aus familien- oder arbeitsmarktbezogenen Gründen, bei voller Abordnung für eine Tätigkeit außerhalb des Schuldienstes (z. B. Staatsministerium, ISB, Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung, Hochschule), Vermittlung in den Auslandsschuldienst durch das Bundesverwaltungsamt. Für diese Lehrkräfte sind nur Personenkennzahl, Name, Vorname, Geschlecht, Beschäftigungsverhältnis (Schlüssel WB) und ehemaliger Dienstherr/Arbeitgeber anzugeben.
Darüber hinaus berichten Schulen zur sonderpädagogischen Förderung über Personal,
- das nur oder weit überwiegend in der Schulvorbereitenden Einrichtung (SVE) oder in der Mobilen sonderpädagogischen Hilfe (MSH) tätig ist. Hierfür ist beim Merkmal Beschäftigungsverhältnis der Schlüssel [WS] vorgesehen. Dies gilt auch für Therapie- und Pflegekräfte, die nur oder weit überwiegend in der SVE tätig sind.
- das im Rahmen der Ausbildung als Berufspraktikant bzw. Erzieherpraktikant an der SVE eingesetzt ist. Hierfür ist beim Beschäftigungsverhältnis der Schlüssel [RP] bzw. [RE] vorgesehen.
- das nicht im Unterricht im Klassenverband oder in Unterrichtsgruppen sondern nur im Einzelunterricht oder für die Betreuung der Kinder eingesetzt ist (z. B. Therapiekräfte oder Pflegekräfte, sofern diese nicht nur oder weit überwiegend in der SVE tätig sind, vgl. oben). Bei diesem Personenkreis wird im Merkmal Beschäftigungsverhältnis der Schlüssel [WT] gemeldet. Als Unterrichtspflichtzeit wird in diesem Fall die reguläre Wochenarbeitszeit (ggf. gerundet) in Zeitstunden angegeben.
Für die Einbeziehung in die Berichterstattung sind ausschließlich die vorstehend genannten Kriterien maßgeblich, nicht indessen wer Dienstherr bzw. Arbeitgeber der Lehrkraft ist.

Über welche Lehrkräfte ist nicht zu berichten?
Nicht zu melden sind von der berichtenden Schule
- Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst bzw. Förderlehrer, wenn diese keinen eigenverantwortlichen Unterricht erteilen (z. B. Studienreferendare am Gymnasium im ersten Halbjahr).
- im Bereich öffentlicher Schulen Lehrkräfte, die bereits vor dem Vorjahresstichtag mit ihrer vollen Unterrichtspflichtzeit einem privaten Schulträger zugeordnet wurden. Über diese Lehrkräfte berichtet ausschließlich die Einsatzschule.
- Lehrkräfte, die als Mobile Reserve oder Aushilfe für Elternzeit an der berichtenden Schule eingesetzt sind, dort nur kurzfristig - d. h. voraussichtlich nur noch weniger als vier Wochen - abwesendes Lehrpersonal ersetzen und deren Stammschule nicht die berichtende Schule ist. Diese Lehrkräfte werden von der Stammschule gemeldet.
- Lehrkräfte, die erst nach dem Stichtag den Dienst antreten und am Stichtag an einer anderen Schule eingesetzt sind.
Weitere Hinweise (z. B. zu den Teamlehrkräften und dem Förderprogramm „gemeinsam.Brücken.bauen“) entnehmen Sie bitte der Erhebungs- und Merkmalsbeschreibung (s. u.).

Schülerteil: Wo sind die Berufs- und Fachklassengliederungsnummern zu finden?
Aktuelle Verzeichnisse mit den Berufs- und Fachklassengliederungsnummern sind für die einzelnen Schularten im „Forum Berufliche Schulen“ abrufbar.

Schülerteil: Ist in der Tabelle „Wahlfach/Differenzierter Sport“ auch Wahlpflichtunterricht einzutragen?
Nein, in dieser Tabelle wird wie schon in der Vergangenheit nur Wahlunterricht und Differenzierter Sportunterricht bzw. Erweiterter Basissportunterricht eingetragen, nicht aber Wahlpflichtunterricht.

Lehrerteil: Was ist zu tun, wenn die Personenkennzahl (PKZ) einer Lehrkraft unbekannt oder fehlerhaft ist?
In diesem Fall genügt es, das Geburtsdatum der Lehrkraft einzugeben. Die zwei ersten und die letzte Ziffer des PKZ-Feldes können leer bleiben. Eventuell auftretende Fehlermeldungen können ignoriert werden.

Lehrerteil: Wie sind Lehrkräfte einzutragen, die an mehr als drei weiteren Einsatzschulen tätig sind?
Das Programm WinLD bietet die Möglichkeit, die Daten von drei weiteren Einsatzschulen einer Lehrkraft mit Schulnummer und dort erbrachter Stundenzahl einzugeben (nur bei vollzeit- und teilzeitbeschäftigten Lehrkräften und ggf. bei Referendaren mit Unterrichtsauftrag ausfüllen).
Falls eine Lehrkraft an mehr als drei weiteren Einsatzschulen tätig ist, sind zwei oder mehr dieser Schulen unter einer einzigen zusammenzufassen.
Achtung: Bei der Führung von mehreren Schulen in derselben Lehrerdatei sind in diesen Feldern nur die Stunden einzutragen, die die Lehrkraft an Schulen unterrichtet, die nicht in der Datei geführt werden.

Welche Software steht zur Verfügung?
Durch die vom Staatsministerium zur Verfügung gestellten Programme „Schülerdatei“, „Kollegstufendatei“ und „Lehrerdatei“ werden die Arbeiten der Schule wie auch das Verfahren „Amtliche Schuldaten“ unter Berücksichtigung datenschutz- und personalvertretungsrechtlicher Belange unterstützt. Die Programme können kostenlos unter http://www.asv.bayern.de/winsv heruntergeladen werden.
Weitere Informationen zu den Programmen findet man auf der Internetseite für die Bayerischen Schulverwaltungsprogramme.
Alternativ kann auch die Schulverwaltungssoftware eines privaten Anbieters eingesetzt werden, sofern diese die festgelegten Schnittstellen zu bedienen vermag.

Warum und wie oft wird die Software aktualisiert?
Die Programme werden in der Regel zweimal jährlich aktualisiert, um Änderungen im Schulrecht und den aktuellen Datenanforderungen auf regionaler und überregionaler Ebene Rechnung zu tragen. Zugleich werden eventuell vorhandene Programmfehler behoben. Neue Versionen erscheinen jeweils im April und August.
Auf bekannt gewordene Fehler und Probleme wird durch kurzfristig bereitgestellte Programmrevisionen bzw. Servicepacks reagiert. Näheres findet man dazu auf den Internetseiten der bayerischen Schulverwaltungsprogramme.

Wie werden Fehler in den Programmen behoben?
Sollten in der jeweils aktuellen Version der Programme noch Fehler bekannt werden, so können auf den Internetseiten der Bayerischen Schulverwaltungsprogramme kurzfristig Revisionen heruntergeladen werden.

Warum muss für die Datenübermittlung die neueste Version eingesetzt werden?
Die Struktur der übermittelten Daten wird jeweils an die aktuellen schulrechtlichen Bestimmungen und zwischenzeitlich veränderte Datenanforderungen angepasst. Ältere Versionen können das aktuell geforderte Format (Datensätze und Schlüssel) nicht erzeugen.

Welche Version der Bayerischen Schulverwaltungsprogramme muss für die Amtlichen Schuldaten 2022/2023 eingesetzt werden?
Für die im Oktober 2022 zu übermittelnden Amtlichen Schuldaten ist bei Verwendung des staatlichen Schulverwaltungsprogramms die aktuelle Version einzusetzen.

Ist Datenpflege auch mit der alten Version möglich?
Solange die neue Version nicht installiert wurde, ist die Datenpflege auch mit der alten Version weitgehend möglich. Allerdings können neu hinzugekommene Merkmale und Merkmalsausprägungen nicht eingegeben werden und die Daten somit nicht abschließend für die Übermittlung vorbereitet werden. Auch die Übermittlung selbst kann immer nur mit der aktuellsten Version der Software erfolgen.

Werden alle mit der Software gespeicherten Daten übermittelt?
Nein, die Übermittlung der Daten erfolgt immer unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
Da die Schulverwaltungsprogramme primär der Unterstützung der Verwaltungsarbeiten an der Schule dienen, ist die Datensatzstruktur auf diese Anforderungen ausgelegt. Im Rahmen der Amtlichen Schuldaten wird nur eine Teilmenge des Datenbestands übermittelt. Schülerdaten werden ausschließlich in anonymisierter Form, also ohne Namens- und Adressangaben, Lehrerdaten ohne Adressinformationen übermittelt.

Wozu enthält die Software Plausibilitätsprüfungen?
Die Amtlichen Schuldaten werden für verschiedene Zwecke benötigt. Eine hohe Konsistenz des Datenmaterials ist deshalb unabdingbar. Durch die in die Schulverwaltungsprogramme integrierten Prüfungen wird bereits an der Schule auf Inplausibilitäten hingewiesen. Korrekturen können so bereits vor der Übermittlung durchgeführt werden. Rückfragen und Korrekturen im Rahmen der Datenaufbereitung können dadurch deutlich reduziert werden.

Was ist mit den Fehlerprotokollen zu tun?
Die von den Schulverwaltungsprogrammen erzeugten Prüfprotokolle sind vor der Übermittlung Position für Position durchzuarbeiten. Bei Inplausibilitäten, die vom Programm als „Fehler“ gekennzeichnet werden, hat eine genaue Prüfung zu erfolgen. Sofern keine Datenkorrektur veranlasst ist, sind die speziellen Gegebenheiten auf dem Fehlerprotokoll stichpunktartig zu erläutern. Dies erfolgt in WinLD beim Prüfteil durch die Eingabe entsprechender Bemerkungen, die dann bei der Meldung zusammen mit den Daten übermittelt werden.

Welche Stichtage gelten für die verschiedenen Schularten?
Schüler- und Lehrerzahl einer Schule können sich im Laufe eines Schuljahres verändern. Gleiches gilt für einzelne Merkmale. Die Amtlichen Schuldaten beschreiben deshalb die Verhältnisse zu landeseinheitlich festgelegten Stichtagen für die einzelnen Schulbereiche. Für das Schuljahr 2022/2023 ist dies der 20. Oktober 2022.

Auf welche Erhebungszeiträume beziehen sich die Angaben zu den Schulabgängern und Nichtschülern?
21.10.2021 bis 20.10.2022

Wann sind die Amtlichen Schuldaten zu liefern?
Bei kontinuierlicher Datenpflege in den Schulverwaltungsprogrammen sind am Stichtag lediglich die Änderungen gegenüber dem Vortag einzutragen, die Übermittlungsdateien zu erzeugen und am Datenportal abzugeben. Dennoch besteht für die Schulen die Möglichkeit, die Daten auch noch nach dem Stichtag zu übermitteln, spätestens aber bis zum 30. Oktober 2022.
Dieser Termin ist unbedingt einzuhalten, weil nur so das Auswertungsergebnis rechtzeitig bereitgestellt und auf Voraberhebungen verzichtet werden kann.

Was ist das beim Landesamt für Statistik eingerichtete „Datenportal“?
Die von den Schulverwaltungsprogrammen erzeugten „Amtlichen Schuldaten“ können durch gesicherte Fernübertragung via Internet an das Schuldaten-Übermittlungsportal beim Landesamt für Statistik geliefert werden.
Eine detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise für diese beleglose­ und selbstverständlich gesicherte ­ Datenübermittlung ist auf der Startseite des Portals mit dem Link „Portalhinweise für Schulen“ abrufbar. Insbesondere befinden sich dort Informationen über den vor der Datenübermittlung zu erfolgenden Anmeldevorgang mittels Schulnummer und Passwort.
Häufig auftretende Probleme und deren Lösungsmöglichkeiten können über den Link „Probleme?“ eingesehen werden. Unter anderem sind auch die für eine gesicherte (SSL-)Verbindung nötigen Browser-Einstellungen genau angegeben.

Können auch Schulen ohne Internetanschluss die Amtlichen Schuldaten beleglos liefern?
Für den Einsatz der Schulverwaltungsprogramme ist kein Internetanschluss erforderlich. Die vom Programm erzeugten Dateien mit den Amtlichen Schuldaten können gesichert von jedem internetfähigen PC nach Anmeldung mit der Schulnummer und dem Kennwort an das Datenportal übertragen werden. Die auf Diskette gesicherten Dateien können also auch von zu Hause, von einer benachbarten Schule oder vom Schulamt aus übermittelt werden.

In welcher Form liefern die städtischen Schulen in München und Nürnberg?
Bezüglich der Lehrer- und Unterrichtsdaten sind für das Schulreferat der Landeshauptstadt München und das Amt für Berufliche Schulen in Nürnberg spezielle Liefermodalitäten vereinbart. Nähere Auskünfte erteilen die genannten Stellen.

• Erhebungs- und Merkmalsbeschreibung pdf, 1,022 KB
• Berufsschule zur sonderpädagogischen Förderung pdf, 527 KB
• Berufsfachschule des Gesundheitswesens pdf, 561 KB
• Fachoberschule pdf, 522 KB
• Berufsoberschule pdf, 517 KB
• Fachschule, Fachakademie pdf, 515 KB
• Änderungen im ASD-Schlüsselsystem seit 3.8.2021 pdf, 427 KB
• Schlüsselliste als Excel-Tabelle xlsx, 289 KB

• Amtliche Schuldaten beim Landesamt für Statistik

Angesichts der Komplexität des Verfahrens und der großen Zahl von Schulen geben verschiedene Stellen und Personen Auskunft, abhängig von der Problemstellung und der betroffenen Schulart.
Die Gesamtverantwortung für das Verfahren Amtliche Schuldaten liegt beim Staatsministerium für Unterricht und Kultus.

Die Ansprechpartner zu den verschiedenen Themen finden Sie in den folgenden Listen:

• Fragen zu den Schul-, Schüler- , Schulabgänger- und Nichtschülerdaten pdf, 17 KB
• Fragen zu den Lehrer- und Unterrichtsdaten pdf, 46 KB
• Fragen zu den Schulverwaltungsprogrammen

Anders als das bisherige Verfahren, das sich auf die Beschreibung der Unterrichtssituation an allgemein bildenden und beruflichen Schulen zum 1. bzw. 20. Oktober beschränkte, soll im Rahmen des neuen ASD-Verfahrens auch über Sachverhalte berichtet werden, die bislang von den Schulen im Laufe des Schuljahres über unterschiedliche Berichtswege abgefragt wurden. Zu nennen sind die Themenkomplexe Unterrichtsplanung des neuen Schuljahres einschließlich Budgetierung, Übertrittsempfehlungen, Jahrgangsstufentests, Orientierungsarbeiten, zentrale Abschlussprüfungen, Fremdsprachenzertifikate und kurzfristig auftretender Unterrichtsausfall. Durch die Vereinheitlichung der Berichtswege wird die Vorgehensweise vereinfacht und die Übersichtlichkeit für alle Beteiligten erhöht.

Die Beschreibung der Unterrichtssituation dient der Gewinnung von Daten für Zwecke der Planung, der allgemeinen Schulaufsicht und der Schulfinanzierung, zum Erstellen von statistischen Veröffentlichungen und zur Erfüllung von überregionalen Datenanforderungen, die der quantitativen Beschreibung des bayerischen Schulwesens im nationalen und internationalen Kontext. Deshalb ist es notwendig, dass die übermittelten Daten die realen Verhältnisse zum Stichtag beschreiben und nicht den Planungsstand zum Zeitpunkt der vorläufigen Unterrichtsübersicht.

Im Schulbereich gibt es eine große Zahl von Merkmalen, die sowohl für den Verwaltungsvollzug als auch für statistische Zwecke benötigt werden. Allerdings besteht keine völlige Übereinstimmung bei den Merkmalen und der Granularität der erforderlichen Daten. So werden z. B. von der Schulaufsicht keine personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler, jedoch hiermit im Einklang stehende Summendaten in tiefer fachlicher Gliederung benötigt. Bei der Konzeption des Neuverfahrens galt es deshalb einerseits Verwaltungsvollzug und Statistik im datenschutzrechtlich gebotenen Umfang zu trennen und andererseits Mehrfacherhebungen und die damit verbundenen Belastungen für alle Beteiligten zu vermeiden.

Als Konsequenz wird die Schulstatistik künftig nicht mehr als Geschäftsstatistik im Auftrag des Kultusministeriums, sondern als Landesstatistik in unmittelbarer Zuständigkeit des Landesamts für Statistik durchgeführt. Insofern wird sich das Landesamt auch noch unmittelbar mit einem Schreiben an die Schulen wenden. Gleichwohl bleibt es bei einer einzigen Erhebung zur Beschreibung der Unterrichtssituation, jedoch mit sehr differenzierten Sichten der auswertenden Stellen auf die erhobenen Daten.

Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung bilden Art. 113b BayEUG bezüglich der amtlichen Schulstatistik sowie Art. 85 Abs. 1 und Art. 113a BayEUG bezüglich Prüfung der Unterrichtssituation, Bezuschussung nichtstaatlicher Schulen nach dem Bayerischen Schulfinanzierungsgesetz und Unterrichtsplanung der staatlichen Schulen. Die übermittelten Daten dienen insbesondere zur Erfüllung der in Art. 111 Abs. 1 BayEUG und Art. 16 und 29 BaySchFG bezüglich Schulaufsicht und Schulfinanzierung beschriebenen Aufgaben.

Die Amtlichen Schuldaten beschreiben die Verhältnisse zu landeseinheitlich festgelegten Stichtagen für die einzelnen Schulbereiche.

Im Schuljahr 2022/2023 ist dies

• für die allgemein bildenden Schulen (ohne Wirtschaftsschulen) der 1. Oktober 2022 sowie
• für die übrigen am Neuverfahren teilnehmenden Schulen der 20. Oktober 2022.

Die Daten sind möglichst unmittelbar nach dem jeweiligen Stichtag über die ASD-Schnittstelle ins Zentralsystem zu übermitteln. Spätester Termin der Datenübermittlung ist

• für die allgemein bildenden Schulen (ohne Wirtschaftsschulen) der 10. Oktober 2022 sowie
• für die übrigen am Neuverfahren teilnehmenden Schulen der 30. Oktober 2022.

Nach dem Abholen der Quittungen und der Bestätigung der Kontrollzahlen ist in ASV die Datenabgabe vorzunehmen.

Die Schulaufsicht führt eine Sichtprüfung der abgegebenen Daten anhand von Kenndaten durch. Das Ergebnis wird der Schule per OWA-Mail mitgeteilt. Im Falle der Freigabe ist der Prozess für die Schule abgeschlossen. Sofern die Datenlieferung abgelehnt wird, sind an der Schule anhand der übermittelten Hinweise die entsprechenden Korrekturen in den beiden Zeitscheiben in ASV („aktuelles Schuljahr“ und „Statistik“) vorzunehmen, die Daten erneut zu übermitteln und anschließend wieder formal abzugeben.

In der Beschreibung der Unterrichtssituation sind alle Schülerinnen und Schüler sowie alle Lehrkräfte und Unterrichtselemente zum Stichtag 1. Oktober einzubeziehen. Darüber hinaus ist über Abgänger und Absolventen zu berichten, die zwischen dem 2. Oktober des Vorjahres und dem aktuellen Stichtag die meldende Schule verlassen haben.

Bei der Meldung der Schüler- und Lehrerdaten sind dabei folgende Hinweise zu beachten:

Schülerinnen- und Schüler

Daten sind für folgende Schülerinnen und Schüler bereitzustellen:

• an der Schule am Stichtag eingeschriebene Schülerinnen und Schüler
• Gastschüler aus dem Ausland, soweit diese voraussichtlich mindestens bis zum Halbjahr in allen Fächern am Unterricht teilnehmen

Lehrkräfte

Von der berichtenden Schule ist jede eingesetzte Lehrkraft zu erfassen und zu melden, unabhängig davon, wer die Lehrkraft bezahlt, also auch privat angestelltes Personal an nichtstaatlichen Schulen. Dazu gehören Lehrkräfte, die

• an der berichtenden Schule am Stichtag eingesetzt sind und dort eigenverantwortlich Unterricht erteilen oder für außerunterrichtliche Tätigkeiten Anrechnungsstunden erhalten,
• an der berichtenden Schule am Stichtag eingesetzt sind und dort eigenverantwortlich Unterricht erteilen oder für außerunterrichtliche Tätigkeiten Anrechnungsstunden erhalten (dazu gehören auch Aushilfslehrkräfte, Pfarrer/Geistliche, Religionslehrkräfte im Kirchendienst, heilpädagogische Förderlehrer sowie heilpädagogische Unterrichtshilfen, Förderlehrer und Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst),
• als Mobile Reserven oder Aushilfen für Elternzeit eingesetzt sind,
• mit Dienstbezügen abwesend und deshalb laut Stundenplan nicht zum Unterrichtseinsatz vorgesehen sind (z. B. wegen längerer Krankheit, Kur, Mutterschutz),
• sich in der Freistellungsphase der Altersteilzeit im Blockmodell oder im Freistellungsjahr des Freistellungsmodells befinden,
• bereits vor dem Stichtag des Vorjahres abgegangen sind, aber noch nicht endgültig aus dem Schuldienst ausgeschieden sind, z. B. bei Elternzeit, Beurlaubung aus familien- oder arbeitsmarkt-bezogenen Gründen, bei voller Abordnung für eine Tätigkeit außerhalb des Schuldienstes (z. B. Staatsministerium, ISB, Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung, Hochschule), Vermittlung in den Auslandsschuldienst durch das Bundesverwaltungsamt. Für diese Lehrkräfte sind nur Personenkennzahl, Name, Vorname, Geschlecht, Beschäftigungsverhältnis und ehemaliger Dienstherr/Arbeitgeber anzugeben.

Nicht zu melden sind von der berichtenden Schule

• im Bereich öffentlicher Schulen Lehrkräfte, die bereits vor dem Vorjahresstichtag mit ihrer vollen Unterrichtspflichtzeit einem privaten Schulträger zugeordnet wurden. Über diese Lehrkräfte berichtet ausschließlich die Einsatzschule.

Die für die Amtliche Schulstatistik erhobenen Merkmale sind im Bayerischen Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) in Art. 113b Abs. 3 und Abs. 5 genannt.

Gemäß Art. 85 BayEUG sind die von den Schulen bereitgestellten Daten mittels der Schulverwaltungssoftware ASV zu verarbeiten.

Eine kontinuierliche Datenpflege stellt sicher, dass für die Beschreibung der Unterrichtssituation am Stichtag nur noch kurzfristig angefallene Änderungen in ASV nachgeführt werden müssen, sodass die Übermittlung der gespeicherten und bereits überprüften Daten unmittelbar nach dem Stichtag eingeleitet werden kann.

Weitergehende Informationen zur Schulverwaltungssoftware ASV finden Sie hier:

• Amtliche Schulverwaltung (auf der Internetseite des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus)
• Internetseiten von ASV

Allgemeine Informationen und Antworten zu aktuellen Fragen, die mit der Erhebung der Amtlichen Schuldaten zusammenhängen, finden Sie hier:

• http://www.asv.bayern.de/wiki/unterrichtssituation/start

Sollte bei der Bereitstellung und Übermittlung der Daten ein Problem auftreten, wenden Sie sich bitte an den zuständigen Multiplikator. Er wird Ihnen unmittelbar helfen oder Ihr Anliegen ggf. weiterleiten.

Die Kontaktdaten und Sprechzeiten der Multiplikatoren sind unter folgender Adresse abrufbar:

• http://www.asv.bayern.de/beratung/multiplikatoren.html