Videokonferenztool Visavid

Visavid ist ein speziell auf den schulischen Einsatz ausgerichtetes, datenschutzkonformes Videokonferenzsystem. Es steht allen bayerischen Schulen, also staatlichen und städtischen Schulen sowie staatlich anerkannten und staatlich genehmigten Privatschulen, aber auch den Behörden im Ressortbereich des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus (StMUK) kostenlos zur Verfügung (u. a. dem Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung (ISB), der Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung (ALP) in Dillingen, dem Bayerischen Landesamt für Schule (LAS), den Dienststellen der Ministerialbeauftragten, dem Bereich 4 der Regierungen und den Staatlichen Schulämtern). Nicht von der Lizenz erfasst sind andere nicht-schulische Bildungsträger wie Hochschulen oder Einrichtungen der Erwachsenenbildung oder Bildungseinrichtungen außerhalb des Ressortbereichs des StMUK.

Das Videokonferenzsystem Visavid steht seit 28. April 2021 allen berechtigten Schulen und Einrichtungen kostenlos zur Nutzung zur Verfügung.

Visavid ist speziell auf unterrichtliche Zwecke ausgerichtet und bietet u. a. folgende Videokonferenz-Funktionen:

• Endgeräteunabhängigkeit ermöglicht eine Konferenzteilnahme mit Computer, Smartphone oder Tablet
• Telefon-Einwahl für Teilnehmende
• Umfassende Funktionen zur barrierefreien Bedienung
• Hand-heben-Funktion, um Wortbeiträge im Blick zu behalten
• Warteraum: Der Moderierende steuert, wer wann der Konferenz beitritt
• Kamerabild spiegeln unterstützt einen richtungssensitiven Vortrag
• Zweite Kamera ermöglicht die Übertragung einer weiteren Perspektive
• Screen-Sharing ermöglicht mehreren Teilnehmenden gleichzeitig das Teilen des Bildschirmes
• Chat sorgt für eine nonverbale Kommunikation während einer Konferenz
• Dateiaustausch ermöglicht das Verteilen von Arbeitsmaterialien, nicht nur durch die Moderatorin/den Moderator
• Abstimmungsfunktion, um effizient ein Meinungsbild der Teilnehmenden abzufragen
• Digitale Tafel (Whiteboard) für das gemeinsame Bearbeiten von Inhalten und Dokumenten
• Gruppenraumfunktion

Nein, die Verwendung des vom bayerischen Kultusministerium bereitgestellten Videokonferenzwerkzeugs Visavid ist ausschließlich zu schulischen bzw. dienstlichen Zwecken gestattet.

Ja, Gruppenarbeitsräume sind seit dem Schuljahr 21/22 vorhanden, sie ermöglichen es, Gruppenarbeitsphasen auch über Visavid abzuhalten. Die Moderatorin/ der Moderator steuert den Ablauf der Gruppenräume und er/sie oder die Teilnehmenden selbst können die Gruppeneinteilung vornehmen.

Ja, Tafelbilder können in dem in Visavid integrierten Whiteboard erstellt werden. Teilnehmende können damit alleine oder kollaborativ mit anderen Teilnehmenden Notizen anfertigen. Die Erstellerin/ der Ersteller des Whiteboards kann entscheiden, ob eine Vorlage aus einem PDF, Bilder oder ein leeres Whiteboard Basis für die Gestaltung sein soll. Das Whiteboard kann geteilt und präsentiert werden. Zusätzlich steht es den Teilnehmenden zum Download zur Verfügung.

Die iOS App ermöglicht das Screensharing auf iOS Geräten. Der Download der App ist nur über den App-Store der Firma Apple möglich. Herausgeber ist die Auctores GmbH.

Ja, Visavid bietet in Ergänzung zu mebis die Möglichkeit, mit der Klasse Distanzunterricht per Videokonferenz zu durchzuführen, im digitalen Whiteboard gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und die Ergebnisse wieder einfach mit allen Teilnehmern zu teilen. Auch Schnellumfragen sowie Chatfunktionen stehen zur Verfügung. 

Die pädagogische Schulplattform mebis bietet eine datenschutzkonforme, rechtlich abgesicherte multifunktionale Lernplattform, die allen bayerischen Schulen seit den Optimierungen Ende des Jahres 2020 wieder stabil und zuverlässig zur Verfügung steht. Lehrkräfte können eigene Kursräume anlegen und den Schülerinnen und Schülern digitale Lernmaterialien, Lernvideos, Quizzes und Internetlinks zur Verfügung stellen. Sie können ihren Klassen Aufgaben digital bereitstellen, die Ergebnisse wieder elektronisch einsammeln und anschließend individuell Feedback geben. Visavid bietet nun in Ergänzung zu mebis die Möglichkeit, mit der Klasse z.B. während des Distanzunterrichtes per Videokonferenz zu kommunizieren, im digitalen Whiteboard gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und die Ergebnisse wieder einfach mit allen Teilnehmern zu teilen. Auch Schnellumfragen sowie Chatfunktionen stehen zur Verfügung. 

Das Videokonferenzsystem Visavid ist ein speziell auf den schulischen Einsatz ausgerichtetes Produkt, das an den Schulen im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingesetzt werden kann. Das Produkt arbeitet mit einem Minimum an personenbezogenen Daten; der Anbieter wird als Auftragsverarbeiter ausnahmslos auf Weisung der Schule tätig und verarbeitet die Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes sowie zum Zwecke der Diensterbringung. Ein Datentransfer in Drittstaaten findet also nicht statt. 

Individuelle Teilnehmerlinks mit Zugangscode erlauben jedem Nutzer nur eine einmalige Einwahl. Die Lehrkraft hat damit eine Funktion zur Hand, um eine Mehrfacheinwahl über einen allgemeinen Link zu verhindern.

In einem EU-weiten Vergabeverfahren zur Bereitstellung eines Videokonferenzsystems für alle bayerischen Schulen sowie den Behörden im Ressortbereich des Bayerischen Kultusministeriums, inkl. der Dienststellen der Schulaufsicht, konnte sich die in der Oberpfalz ansässige, auf Onlineanwendungen spezialisierte Auctores GmbH mit ihrer Software Visavid durchsetzen. 

Neben der Online-Hilfe direkt in Visavid findet die Schulfamilie weitere Hilfestellungen zur Nutzung von Visavid auf den Supportseiten von mebis. Für Schülerinnen und Schüler sowie Erziehungsberechtigte stehen dort Tutorials / Erklärvideos zur Verfügung.

Von der Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung (ALP) in Dillingen werden zudem Selbstlernkurse und eSessions für Lehrkräfte, Systembetreuerinnen und Systembetreuer, mebis-Koordinatorinnen und –Koordinatoren sowie Schulleitungen zur Verfügung gestellt. Die Akademie gibt auf ihrer Visavid-Themenseite einen Überblick über das Angebot.

Der Anbieter Auctores wurde zudem mit der Erbringung von Support-Dienstleistungen per Telefon und E-Mail für pädagogisches Personal sowie Verwaltungskräfte beauftragt.

Für Fragen rund um die Bedienung von Visavid steht die Supporthotline des Herstellers (Auctores GmbH) zur Verfügung. Die Kontaktdaten wurden den Schulen und weiteren nutzungsberechtigten Einrichtungen bereits per Schreiben mitgeteilt; auch im Bayerischen Schulportal sind sie abrufbar.

Nein, Visavid als Werkzeug für synchrones Lehren und Lernen ist eine Ergänzung der pädagogischen Plattform mebis – Landesmedienzentrum Bayern, die weiterhin zur Verfügung steht. Während mebis sich insbesondere im Bereich des asynchronen Lehren und Lernens bewährt hat, bietet das Videokonferenzsystem Visavid eine Umgebung für die synchrone Kommunikation im Distanzunterricht. 

Das Videokonferenzsystem Visavid ist Teil der BayernCloud Schule, die den bayerischen Schulen ein umfangreiches Angebot aus digitalen Anwendungen und Inhalten zentral bereitstellt. Der bayerischen Schulfamilie sollen damit pädagogische und administrativen Anwendungen angeboten werden, die die digitale Kommunikation und Kollaboration im Bereich des Lernens und Lehrens sowie die Erledigung von Verwaltungsaufgaben erleichtern.

Die priorisierten Module der BayernCloud Schule werden den Anwenderinnen und Anwendern sukzessive und bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt.

Auch über die Corona-Pandemie hinaus soll das Videokonferenzsystem Visavid allen bayerischen Schulen für digitale Lehr-Lern-Situationen zur Verfügung stehen. U. a. können so externe Referentinnen und Referenten für Gastvorträge in das Klassenzimmer geholt, Elternabende abgehalten oder ortsunabhängig schulübergreifende Kurse angeboten werden. 

Ja, pädagogisch-didaktische Konzepte zur Integration von Videokonferenzwerkzeugen in den Präsenzunterricht können unter dem folgenden Link abgerufen werden: www.mebis.bayern.de/infoportal/distanzunterricht-digital/videokonferenzen

Durch die letztmalige Verlängerung des staatlichen Angebots von MS Teams for Education des Kultusministeriums bis zum Schuljahresende 2020/2021 stand den betroffenen Schulen eine mehrmonatige Übergangszeit zur Verfügung, in der sie sich ggf. auf ihre künftige Videokonferenzlösung einstellen und umsteigen konnten.

Den Schulen steht es frei zu entscheiden, wann und ob sie Visavid nutzen wollen. Allen Schulen in Bayern steht Visavid ab sofort zur Verfügung; die Schulen sind aber nicht gezwungen, ihr Videokonferenzwerkzeug deswegen ggf. im laufenden Schuljahr zu wechseln.

Ja, bereits vorhandene DSGVO-konforme Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge können weiter genutzt werden. Voraussetzung ist, dass die Entscheidung über ihre Verwendung für den unterrichtlichen Einsatz von der Schulleitung im Einvernehmen mit dem Schulaufwandsträger und unter Einbeziehung des örtlichen Datenschutzbeauftragten getroffen wurde. 

Visavid erfüllt mit seiner Konzeption, der Ausgestaltung der Benutzeroberfläche und seinen Funktionen die Anforderungen der Barrierefreie -Informationstechnik-Verordnung (BITV) und den davon abgeleiteten Bestimmungen der Bayerischen E-Government-Verordnung (BayEGovV) sowie die Richtlinien für barrierefreie Webinhalte nach WCAG 2.0 Konformitätsstufen A, AAund AAA vollumfänglich.

Darüber hinaus erfüllt Visavid die weitergehende Richtlinie für barrierefreie Webinhalte (WCAG 2.1 Konformitätsstufen A und AA). So bietet Visavid u. a. folgende Funktionen:

• CSS-basiertes Layout, Verzicht auf Layout-Tabellen
• Bedienelemente für einzelnen Funktionen, wie z. B. WebCam an/aus, sind mit eindeutigen Symbolen belegt und klar benannt
• Nutzung von automatischen Textvervollständigungen (Autocomplete-Attribute)
• Problemlose Nutzbarkeit bei Farbfehlsichtigkeiten und bei Zoomfaktor 200 %
• Hervorgehobene Erläuterung mit Korrekturhilfe bei Fehleingaben

Weitere Funktionen, die zur digitalen Barrierefreiheit von Visavid beitragen:

• Unterschiedliche Darstellungen der Sprechenden: Großdarstellung des aktiven Sprechenden, Kachelansicht der Teilnehmenden
• manuelle Texteingabe zur Anzeige von Untertiteln begleitend zu einer Präsentation/Videokonferenz (zur Unterstützung von Konferenzteilnehmenden mit Beeinträchtigung beim Hören)
• Einblendung von Live-Untertiteln für Nutzende mit Hörbeeinträchtigung
• Tastatur- und Sprachsteuerung

Nutzbarkeit mit Screen-Readern, wie sie Menschen mit Sehbehinderung einsetzen.

Ja, es ist auf allen Betriebssystemen (Windows, MacOs, iOS, Android, Linux) und Endgeräten einsetzbar, da lediglich ein gängiger Browser benötigt wird. Sämtliche Standard-Browser werden unterstützt.

Nein, Visavid ist zwischen den Nutzenden nicht „Ende-zu-Ende“ verschlüsselt. Stattdessen erfolgt eine Transportverschlüsselung zwischen sämtlichen Nutzenden und dem Visavid-Server. Der Auftragnehmer Auctores GmbH verarbeitet Daten ausschließlich zu den in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit der jeweiligen Schule als Verantwortliche festgelegten Zwecken. 

Die Datenverarbeitung erfolgt durch die Auctores GmbH, den Auftragnehmer der Schule, insb. zur Bereitstellung von Videokonferenzräumen. Der Auftragnehmer hat hierbei die Regelungen (insbesondere die Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten) der mit der jeweiligen Schule bestehenden Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) einzuhalten. 

Ja, die Video-Aufzeichnungsfunktion ist in dem zentral vom Freistaat Bayern für die Schulen bereitgestellten Visavid nicht verfügbar.

Nein, hochgeladene Dateien werden auf dem Server nicht verschlüsselt abgelegt. Sie werden jedoch zwischen Visavid-Server und Nutzenden verschlüsselt übertragen (Transportverschlüsselung). Abgelegte Dateien werden ca. zehn Minuten nach Beendigung der Videokonferenz gelöscht, wenn von der Lehrkraft keine andere Einstellung vorgenommen wurde. Der Auftragnehmer Auctores GmbH verarbeitet Daten ausschließlich zu den in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit der jeweiligen Schule als Verantwortliche festgelegten Zwecken. 

Nein, eine aktive Abmeldung durch den Klick auf „Raum verlassen“ ist nicht notwendig. Sollte der Nutzende den Videokonferenzraum verlassen, sei es durch Schließen des Browsers oder durch Herunterfahren des Geräts, kann der Videokonferenzraum nur mit der Erlaubnis der Lehrkraft über den standardmäßig aktivierten Warteraum wieder betreten werden.

Hintergrundfilter bieten eine einfache Möglichkeit, die Privatsphäre zu wahren, indem bei der Bildübertragung eine Mitübermittlung der Umgebung des Nutzenden verhindert wird.

Der Hintergrundfilter von Visavid nutzt jedoch wie bei allen Videokonferenz-Tools die Rechenleistung des Endgeräts.

Im jeweiligen mebis-Lernplattformkurs der Klasse kann die Lehrkraft den Link zu einem Visavid-Videokonferenzraum passwortgeschützt bereitstellen, sodass die Schülerinnen und Schüler den Videokonferenzraum direkt vom Lernplattformkurs virtuell betreten können.

Das Videokonferenztool Visavid wird künftig in das Software-Paket der BayernCloud Schule integriert und aus dem Web-Portal heraus, dem Dachportal für alle Angebote der BayernCloud Schule, direkt nutzbar sein.

Nein, eine Nutzung von Visavid für Sitzungen und Versammlungen von Vereinen ist im Rahmen der zentral bereitgestellten Lizenz nicht vorgesehen. Gemäß der vom Staatsministerium erworbenen Lizenz sind alle Schulen sowie Fortbildungseinrichtungen in Bayern und weitere Einrichtungen im Ressortbereich des StMUK nutzungsberechtigt. In den Vertragsbedingungen ist zudem nur pädagogisches und Verwaltungspersonal an bayerischen Schulen bzw. nutzungsberechtigten Dienststellen als „berechtigte Nutzer“ vorgesehen, d.h. berechtigt zur Verwaltung von Videokonferenzräumen.

In datenschutzrechtlicher Hinsicht sind Fördervereine und andere Vereine im schulischen Umfeld von der Schule getrennte Einrichtungen, die selbst datenschutzrechtlich verantwortlich sind (siehe auch Handreichung für den Datenschutz an Schulen (abrufbar unter https://schuldatenschutz.bayern.de) – im Bereich „Datenschutz-FAQ“ unter dem Stichwort : Förderverein). In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass das Landesamt für Datenschutzaufsicht ein vielfältiges Beratungsangebot für Vereine bereithält.

Visavid erfüllt sehr hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Mit der Veröffentlichung im BayMBl. 2021 Nr. 882 vom 15.12.2021 ist es Lehrkräften mit entsprechender Befähigung unter bestimmten Voraussetzungen gestattet,  Schulberatungsgespräche über Visavid abzuhalten.

Dazu gehört u.a. die erfolgreiche Teilnahme an einer Fortbildung, die Sie in den besonderen Anforderungen an die Nutzung von Visavid im Rahmen der Schulberatung einführt. Diese Kurse sind online über die ALP buchbar.

Weitere Informationen und Hilfe zum Thema stehen Ihnen im mebis Infoportal zur Verfügung.  

Ja, allerdings erhalten Kooperationspartner keine Benutzerzugänge, mit denen sie selbstständig Videokonferenzräume in Visavid erstellen können. Ein berechtigter Nutzer der Schule (z.B. eine Lehrkraft) kann jedoch einen Videokonferenzraum erstellen und dem Kooperationspartner den zughörigen Moderator- und Teilnehmerlink zur Verfügung stellen. Voraussetzung ist, dass die Videokonferenz in einem schulischen Zusammenhang steht und daran Schülerinnen bzw. Schüler oder pädagogisches Personal teilnehmen.

Im Rahmen der Bestrebung, den Zugriff auf die Produkte der BayernCloud Schule für die Nutzer über einen einzigen Nutzerzugang pro Person zu gestalten (SSO), werden sich berechtigte Nutzer künftig auch mit ihren mebis-Zugangsdaten in Visavid einloggen können. Die Umstellung des Logins in Visavid auf die mebis-Zugangsdaten erfolgt voraussichtlich in der ersten Hälfte des Schuljahres 21/22.

Für Schulen, die Visavid noch nicht nutzen, ist weiterhin eine Registrierung für Visavid über die entsprechende Umfrage im Schulportal nötig, da für Visavid eine eigene AVV abgeschlossen werden muss.

Nein, es ist zwingend erforderlich, dass alle berechtigten Nutzer, die Visavid nutzen möchten, zukünftig über ein mebis-Benutzerkonto verfügen. Dabei steht es dem pädagogischen Personal an den Schulen frei, ob sie das mebis-Benutzerkonto lediglich für Visavid verwenden oder ob sie auch andere über das mebis-Benutzerkonto zugängliche Angebote wie die mebis-Lernplattform nutzen.

Falls eine Schule Visavid nutzen möchte, aber noch nicht mebis nutzt, muss diese einen mebis-Zugang beantragen. Die dazu notwendigen Schritte sind im mebis-Infoportal unter https://www.mebis.bayern.de/infoportal/faq-mebis/anmeldung-bei-mebis erklärt.

Zum berechtigten Personenkreis gehören Lehrkräfte, weiteres pädagogisches Personal sowie sonstiges schulisches und Verwaltungspersonal (jeweils im Sinne des BayEUG), z. B. Schulsozialarbeiter mit Vertrag an der jeweiligen Schule.