Forschung an Schulen

Frau beim Ausfüllen eines Fragebogens


Forschungsprojekte an Schulen - oft finden in ihrem Kontext Erhebungen statt. Im Folgenden findet sich eine Zusammenstellung von Aspekten, die für die Genehmigung ihrer Durchführung an öffentlichen Schulen in Bayern wesentlich sind. Die Zusammenstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie dient einer ersten Information für die Antragstellung.

Voraussetzung: Erheblicher pädagogisch-wissenschaftlicher Erkenntnisgewinn

Um sicherzustellen, dass die Schulen bei der Erfüllung ihrer eigentlichen Aufgaben des Unterrichtens und Erziehens nicht zu sehr behindert werden, kann eine Erhebung durch das Staatsministerium nur dann genehmigt werden, wenn

  • die Erhebung nur an Schulen durchgeführt werden kann,
  • sich die Belastung der Schule durch die Erhebung in zumutbarem Rahmen hält und
  • ein erhebliches pädagogisches wie wissenschaftliches Interesse an der Erhebung anzuerkennen ist, indem sie in bedeutendem Umfang neue Erkenntnisse mit Relevanz für den schulischen Bereich erwarten lässt.

Dies ist in der Regel bei Erhebungen im Zusammenhang mit Qualifikationsarbeiten an Hochschulen nicht gegeben.

Genehmigungsverfahren

Die Bearbeitungsdauer eines Genehmigungsantrags hängt von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere vom Umfang und von der Qualität der zu prüfenden Antragsunterlagen und ggf. der eventuell notwendigen Nachbesserungen durch den Antragsteller.
Anträge sollten daher mindestens drei Monate vor dem geplanten Beginn der Erhebung eingereicht werden, bei komplexeren Erhebungen entsprechend früher.

Der Antrag wird – nach Prüfung der Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen – vom Fachausschuss für Erhebungen hinblicklich seiner fachlich-pädagogischen Bedeutung bewertet, wobei der Nutzen für die Schul- und Unterrichtsentwicklung im Vordergrund steht. Bei einem positiven Entscheid durch den Fachausschuss folgt die rechtliche Prüfung.

Personenbezug und Anonymität

Dem Datenschutzrecht unterliegen alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse bestimmter oder bestimmbarer natürlicher Personen (personenbezogene Daten). Daten sind bereits dann personenbezogen, wenn die Person zwar nicht durch die Daten allein (eindeutig) identifiziert wird, jedoch mit Hilfe anderer Informationen festgestellt werden kann.

Anonym sind dagegen nur Daten, die nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können. Allein das Ersetzen des Namens durch andere Identifikationscodes (Pseudonymisierung) genügt nicht. Da die Anonymität der Erhebung in jedem Stadium der Erhebung im Verhältnis zu allen Beteiligten vorliegen muss, deren Zusatzwissen den Verfassern der Erhebungsinstrumente meist nicht bekannt sind, ist im Zweifel von einer Personenbeziehbarkeit der Erhebung auszugehen (vgl. 23. Tätigkeitsbericht des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, Nr. 12.3). Dies gilt insbesondere für Bild- und Tonaufnahmen und Längsschnittuntersuchungen.

Für die Entscheidung über die freiwillige Teilnahme an einer Befragung ist die Frage der Personenbeziehbarkeit bzw. Anonymität regelmäßig von großer Bedeutung. Wird in der Information über eine personenbeziehbare Erhebung unzutreffend Anonymität behauptet oder suggeriert, so hat dies die Unwirksamkeit der Einwilligung zur Folge. Daher sollte im Zweifel nicht auf die Anonymität, sondern auf die „streng vertrauliche Behandlung“ der erhobenen Daten hingewiesen werden.

Erhebungsverfahren

Zur Prüfung und Genehmigung muss eine detaillierte und aus sich heraus (d.h. ohne Zuziehung weiterer Unterlagen) verständliche Beschreibung des Vorhabens zur Verfügung gestellt werden.

Dabei ist insbesondere auf die nachfolgenden Punkte einzugehen:

  • sachlich fokussierte Darstellung des Projekts und dessen erheblichen pädagogisch-wissenschaftlichen Erkenntnisgewinn

  • Verwendungszweck der Projektergebnisse

  • konkrete und ausführliche Darstellung des besonderen Mehrwerts für die Schulen des Freistaates Bayern in Bezug auf die Gestaltung des Unterrichts und/oder den Einsatz der Projektergebnisse in der Lehrerbildung

  • Übersicht über die geplanten Erhebungsinstrumente mit inhaltlicher Zusammenfassung und Darstellung des zeitlichen Aufwands für Teilnehmer an der Erhebung

  • Ablauf der Erhebung an der Schule

  • allgemeine Angaben (Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO); ggf. zuständige(r) Datenschutzbeauftragte(r))

  • Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

  • Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

  • Kategorien der betroffenen Personen

  • Kategorien der Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden

    • ggf. vorgesehene Datenübermittlungen an externe Stellen (Gegenstand, Zweck und Empfänger) unter Angabe der Rechtsgrundlage

    • Beschreibung bei Auftragsverarbeitung: Benennung von Auftraggeber(n) und Auftragnehmer(n)

    • interne Empfänger

  • ggf. vorgesehene Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation

  • vorgesehene Dauer der Speicherung bis zur Löschung/ Anonymisierung

  • allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, soweit den Ablauf der Erhebung an der Schule betreffend

  • Zusicherung, dass alle befassten Personen über die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 5 DSGVO sowie die Sicherheit der Verarbeitung unterrichtet worden sind (Art. 5 Abs. 2, Art. 24, Art. 32 DSGVO).

    Für eine zusammenfassende Darstellung ist in jedem Fall das Beiblatt „Verarbeitungstätigkeit“ vollständig auszufüllen; alterativ kann ggf. eine vorhandene Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit nach Art. 30 DSGVO vorgelegt werden.

Gestaltung von Fragebögen/ Interviewleitfäden

Hinweis auf die Freiwilligkeit
In allen Fragebögen und Interviewleitfäden ist ggf. vor der ersten Frage auf die Freiwilligkeit der Teilnahme und die Möglichkeit einer nur teilweisen Beantwortung hinzuweisen.

Freitextfelder/ offene Fragen
Freitextfelder und offene Fragen lassen ein großes Spektrum möglicher Antworten zu, das oft auch personenbeziehbare Angaben über den Betroffenen oder Dritte umfasst oder Angaben, die eine individuelle Zuordnung des Datensatzes ermöglichen oder erleichtern. Oft sind sie zudem gar nicht erforderlich und /oder können durch Sammelitems (z.B. ein Ankreuzfeld für „Sonstiges“) ersetzt werden. Das verringert die zeitliche Belastung durch die Erhebung und ist für den Datenschutz nach Möglichkeit vorzuziehen. Auf Freitextfelder und offene Fragen ist daher möglichst zu verzichten.
Das Spektrum der möglichen Antworten ist ggf. durch präzise Fragestellungen und Hinweise (z.B. „Bitte keine personenbezogenen Angaben“) einzugrenzen.
 

Freiwilligkeit, Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, Besonderheit mit minderjährigen Befragten

1. Einwilligungserfordernis und Information

Eine Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie in informierter Weise und unmissverständlich in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung abgegeben worden ist, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist (Art. 4 Nr. 11, EG 42 DSGVO).

Diese muss geeignet sein, eine konkrete Vorstellung über Inhalt und Ablauf der Datenerhebung zu vermitteln. Gesetzlich gefordert sind hierbei die in Art. 13 DSGVO (bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person) bzw. Art. 14 DSGVO (wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden) festgelegten Mindestinformationen.

Dabei ist insbesondere auf die Freiwilligkeit der Teilnahme, die Rechtsfolgen bei einer etwaigen Nicht-Teilnahme (in aller Regel: keine rechtlichen Nachteile), Empfänger vorgesehener Datenübermittlungen sowie die Widerrufsmöglichkeit hinzuweisen. Zudem ist der Zeitpunkt der vorgesehenen Löschung bzw. Anonymisierung der Daten anzugeben.

Die Information erfolgt in der Regel in Form von Anschreiben an alle Betroffenen (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, Lehrkräfte etc.). Diese sind je nach Empfänger so abzufassen, dass sie für die jeweilige Zielgruppe verständlich sind; ggf. kann auch die Übersetzung in andere Sprachen erforderlich sein. Die Informationsschreiben sind rechtzeitig vor der Erhebung zur Verfügung zu stellen.

Soll die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen erteilt werden, ist die datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung im äußeren Erscheinungsbild der Erklärung (drucktechnisch) hervorzuheben (Art. 7 Abs. 2 DSGVO).

2. Nachweisbarkeit

Der Verantwortliche muss gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat. Insofern bietet sich hierfür eine schriftliche Einwilligung an.

Ist ausnahmsweise eine schriftliche Einwilligung nicht angemessen, muss zumindest nachweisbar sein, dass die Betroffenen ordnungsgemäß informiert wurden (vgl. oben), was wiederum schriftlich zu dokumentieren ist. Dies gilt etwa dann, wenn der oder die Betroffene selbst einen Erhebungsbogen ausfüllt: die tatsächliche Teilnahme kann hier als Einwilligung verstanden werden, belegt aber nicht, dass die gesetzlichen Informationspflichten erfüllt wurden. 

3. Besonderheiten bei der Erhebung besonderer Kategorien personenbezogener Daten sowie personenbezogener Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten

Bei der Formulierung der zu unterzeichnenden Einwilligungserklärungen ist zu beachten, dass sich die Einwilligung in die Erhebung bei bestimmten Arten von Daten (=Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung; darüber hinaus personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten) ausdrücklich auf diese Daten beziehen muss (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a, Art. 10 DSGVO).

4. Besonderheiten bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern

Sind von einer Erhebung an Schulen minderjährige Schülerinnen und Schüler betroffen, so ist in jedem Fall auch eine Einwilligung eines Erziehungsberechtigten erforderlich. Um die erforderliche Information (vgl. 1.) sicherzustellen, müssen die Erziehungsberechtigten vorab in zumutbarer Weise die Möglichkeit haben, den Fragebogen einzusehen.

Dies kann in der Weise geschehen, dass dem Informationsschreiben für die Eltern ein Muster des Fragebogens beigefügt wird. Es genügt auch eine zusammenfassende Darstellung des Erhebungsgegenstands, wenn aus ihr die wesentlichen Fragen bzw. Fragenbereiche hervorgehen und zugleich darauf hingewiesen wird, wo der gesamte Fragebogen einsehbar ist (mindestens an der Schule und im Internet, ggf. unter Angabe des Passworts). Die Einsichtnahme muss vom Zeitpunkt des Versands bzw. der Ausgabe der Elternanschreiben bis zum Zeitpunkt der Befragung möglich sein.

Die Einwilligung der Erziehungsberechtigten ermöglicht die Teilnahme des bzw. der Minderjährigen, verpflichtet aber für sich genommen nicht zur Mitwirkung. Zusätzlich zur Einwilligung eines Erziehungsberechtigten ist bei Minderjährigen spätestens ab Vollendung des 14. Lebensjahres auch deren eigene Einwilligung nach den o.g. Grundsätzen einzuholen.

Teilnahmeanreize und Incentivierung

Teilnahmeanreize/ Incentives werfen bei Erhebungen an Schulen vielseitige, insbesondere rechtliche Probleme auf. Auf Anreize jeglicher Art und jeglicher Höhe soll daher verzichtet werden.

Fachausschuss Erhebungen: Termine 2019

  • 07.06.2019 
  • 11.07.2019
  • 08.08.2019
  • 19.09.2019
  • 22.10.2019
  • 14.11.2019
  • 12.12.2019

Schon Unterlagen vorbereitet?

Dann überprüfen Sie diese bitte unbedingt anhand der hier gegebenen Hinweise, um eine zügige und reibungslose Bearbeitung zu ermöglichen und verzögernde Nachfragen zu vermeiden. 
Rückfragen im Verlauf des Genehmigungsverfahrens zu den Antragsunterlagen betreffen z. B. häufig die Verwendung des Begriffs Anonymität, den Inhalt der Anschreiben, den Zugang zu Fragebögen, die Gestaltung der Einwilligungserklärung oder die Verwendung von Freitextfeldern.

Alle Hinweise im Zusammenhang:

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