Amtliche Schulverwaltung

Aktuelle Informationen

Die neue Software ASV ist mit Beginn des Schuljahres 2013/2014 an allen Realschulen und Gymnasien in Bayern eingeführt worden. Mit dabei sind auch die Abendrealschulen (ARS) sowie die Realschulen zur sonderpädagogischen Förderung (RSF). Nicht eingeführt wird ASV dieses Schuljahr an den Kollegs, den Abendgymnasien (AGY) und an Schulen, die Bildungsgänge der Realschule oder des Gymnasiums anbieten, rechtlich aber einer anderen Schulart zugeordnet sind (z.B. Waldorf-Schulen).

Informationen zu den System- und Programmvoraussetzungen sowie Anleitungen, häufig gestellte Fragen oder bekannte Probleme und deren Lösung finden Sie auf http://www.asv.bayern.de im Bereich Dokumentation.

Basisinformationen

Was ist ASV?
ASV (Amtliche Schulverwaltung) ist ein plattformunabhängiges, schulartübergreifendes Schulverwaltungsprogramm, das die Bildungseinrichtungen bei allen administrativen Aufgaben unterstützt und den Informationsfluss zwischen Schulen und Schulaufsichtsbehörden verbessert. Die Erfassung der schulischen Stammdaten ist ebenso möglich wie die Verwaltung von Schüler- wie Lehrerdaten zur Planung des Schulbetriebs oder Leistungsdaten, die für die Zeugniserstellung herangezogen werden können.
ASV liefert bei Bedarf statistische Informationen an das Verfahren „Amtliche Schuldaten“ (ASD), die für zentrale Steuerungsprozesse wie Lehrer- und Unterrichtsversorgung benötigt werden. Im Verbund bilden ASV und ASD ein integriertes Informationssystem, das sowohl die Schulen als auch die Aufsichtsbehörden mit aktuellen Daten versorgt. Die anonymisierte Auswertung der Daten ermöglicht Maßnahmen zur Verbesserung der Schulqualität zu planen bzw. vorhandene Ressourcen noch zielgenauer und effizienter einzusetzen. Während bei ASV die Erfassung und Verwaltung der für schulinterne Prozesse notwendigen Daten im Zentrum steht, ist ASD das Werkzeug für die schulstatistische Auswertung.

Modularer Aufbau von ASV
Modularer Aufbau von ASV

Warum wird ASV eingeführt?

Die Ablösung der Altverfahren war erforderlich geworden, da die Entwicklung und Unterstützung für die den WinSV Produkten zugrunde liegende Software von den Herstellern beendet wurde. Ferner hat die Praxis gezeigt, dass eine Vereinheitlichung der Wertelisten und Datenprüfroutinen für alle Schularten erstrebenswert ist, um zeitnah belastbare Daten zu erhalten.
Die in ASV integrierte Plausibilisierung, die bislang vom Landesamt für Statistik nach der Übermittlung der Daten durch die Schule vorgenommen wurde, gewährleistet außerdem eine schnellere Verfügbarkeit von Datenmaterial zur Auswertung bzw. für die Planung schulpolitischer Steuerungsprozesse. Schließlich war aufgrund der Anforderungen eines zeitgemäßen Datenschutzes eine Anpassung der Erhebungsprozesse notwendig geworden.

Wann ist mit einer Einführung zu rechnen?

Beginnend mit dem Schuljahr 2013/2014 wird ASV in den nächsten Jahren sukzessive an allen bayerischen Schulen eingeführt. Den Anfang machen die Realschulen und Gymnasien in Bayern, die ab Juli 2013 mit der Umstellung beginnen. Nach der erfolgreichen Einführung von ASV an den allgemein bildenden Schulen wird die neue Software auch in den beruflichen Schulen zum Einsatz kommen.

Wie funktioniert ASV?

ASV Architektur
ASV Architektur

Ein entscheidendes Merkmal der ASV Architektur ist das Zusammenwirken eines Zentralen Schul Servers (ZSS) mit dezentralen Komponenten wie dem so genannten Dezentralen Schul Server (DSS)und den ASV Schul Clients (SC). Abhängig von der gewählten Installationsvariante kommunizieren die Clients mit dem DSS über ein lokales Netzwerk (LAN) oder über eine sichere Verbindung zu einem regional-zentralen Betreiber(WAN), wohingegen der Austausch mit dem Zentralsystem ausnahmslos über eine zertifikatsgestützte TCP/IP Verbindung erfolgt.
Die ASV Software Clients stellen dabei den Anwendern eine graphische Benutzeroberfläche zur Verfügung, über die in verschiedenen Modulen alle notwendigen Informationen erfasst werden können. Die Daten werden in eine zentrale Datenbank geschrieben, die auf dem DSS installiert ist. Auf Initiative der Schule wird bei Bedarf Kontakt zum Zentralsystem (ZSS) aufgenommen. Auf diesem werden aktualisierte Wertelisten ebenso bereit gestellt wie Anwenderdaten für alle Schulen (z.B. Berichte, Zeugnisvorlagen). Bei der Übermittlung der schulstatistischen Daten, z.B. zur Unterrichtssituation, nimmt der ZSS die Daten des DSS entgegen und bereitet sie für die Übergabe an ASD auf.

Informations- und Beratungsangebot rund um ASV

Ein stetig wachsendes Informationsangebot steht auf der Webseite www.asv.bayern.de für Anwender zur Verfügung. Das Herzstück der Webpräsenz ist der Bereich Dokumentation. Neben einem Glossar mit Stichpunkten zum Thema ASV gibt es eine Volltextsuchfunktion sowie weitere Seiten mit Anleitungen, häufig gestellten Fragen bzw. bekannten Problemen und Lösungsstrategien.
Außerdem stehen bayernweit ca. 230 geschulte ASV-Multiplikatoren bereit, die als direkte Ansprechpartner bei konkreten Problemen gerne behilflich sind. Im Jahr der Produktivsetzung von ASV organisieren die Multiplikatoren Schulungen für Schulverwalter und Verwaltungsfachkräfte, um eine rechtzeitige Anwenderqualifizierung sicherzustellen.

Informationen für Sachaufwandsträger

Da ASV mehrere Schulen in einem Datenbestand verwalten kann (sog. Mandantenfähigkeit), besteht für Schulen und Sachaufwandsträger die Möglichkeit einer so genannten regional-zentralen Installation. Hierdurch wird der Gesamtadministrationsaufwand reduziert, da nur ein dezentraler Server für z.B. alle Bildungseinrichtungen einer Region unterhalten wird und nicht einer an jeder Schule. Da diese Installationsvariante höhere Anforderungen an die Hardware, die Netzwerkinfrastruktur, die Betriebssicherheit und den Datenschutz stellt, wird vor Produktivsetzung der ASV eine rechtzeitige Abstimmung zwischen den Schulen und ihren Sachaufwandsträgern empfohlen.

Informationen für Schulen

Der Einsatz des Schulverwaltungsprogramms ASV ist für die Schulen im in Art. 85 Abs. 1 Satz 5 BayEUG geregelten Umfang verpflichtend. Dabei geht es im Kern um die Speicherung und Verarbeitung bestimmter Daten und deren Übermittlung an das zentrale ASD Verfahren (Amtliche Schuldaten).
Für die Schulen ist im Jahr der Einführung von ASV eine erste wichtige Entscheidung, welche Installationsvariante sie wählen. Möchte sich die Einrichtung – sofern angeboten – einer regional-zentralen Installation anschließen, müssen neben den technischen Voraussetzungen (z.B. verfügbare Bandbreite für Datentransfer) insbesondere die Konsequenzen der Auftragsdatenverarbeitung durch Dritte (z.B. Landratsamt, Rechenzentrum) berücksichtigt werden (vgl. auch den folgenden Abschnitt Datenschutzhinweise).
Die Schule kann aber auch einen eigenen dezentralen ASV Server betreiben, sofern die Systemvoraussetzungen vorliegen. Hierfür sind Grundkenntnisse im Betrieb von Datenbankmanagementsystemen notwendig, die bei Bedarf rechtzeitig in Schulungen vor Ort vermittelt werden können.

Datenschutzhinweise

ASV wurde landesweit vom Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst datenschutzrechtlich freigegeben (die landesweite Freigabe ist abrufbar unter: /ministerium/recht/datenschutz.html).
Für staatliche Schulen ist eine Freigabe des Verfahrens an der einzelnen Schule daher nicht mehr erforderlich. Falls das Programm nicht an der Schule, sondern auf einem externen Server des Sachaufwandsträgers gehostet wird, muss diese Auftragsdatenverarbeitung jedoch noch durch den Datenschutzbeauftragten der Schule freigegeben werden; dies geschieht durch eine entsprechende Ergänzung in Abschnitt 8 („Bei Auftragsdatenverarbeitung: Auftragnehmer“) der landesweiten Freigabe ASV. Zuvor muss die Schulleitung eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 6 BayDSG mit dem Sachaufwandsträger abschließen (siehe hierzu auch die Handreichung für Datenschutzbeauftragte an bayerischen staatlichen Schulen, S. 7 und S. 22 f.– abrufbar unter dem oben angegebenen Link).

Für kommunale Schulen ist hingegen sowohl die datenschutzrechtliche Freigabe gemäß Art. 26 Abs. 1 Satz 1 BayDSG für ASV als auch die Aufnahme in das Verfahrensverzeichnis der Kommune gemäß Art. 27 BayDSG durch den kommunalen Datenschutzbeauftragten erforderlich, da ASV über den Rahmen der Verordnung zur Durchführung des Art. 28 Abs. 2 BayDSG hinausgeht.

Da aus datenschutzrechtlichen Gründen Datenabrufe an den Schulen zu protokollieren (vgl. Art. 85a Abs. 3 Satz 3 BayEUG) und gemäß Art. 7 Abs. 2 BayDSG u. a. Kontrollen betreffend die Zugriffe und Eingaben durchzuführen sind, sind im Übrigen die Vorgaben des Art. 75a Abs. 1 Nr. 1 Bayerisches Personalvertretungsgesetz (BayPVG) zu beachten. Das Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst hat deswegen eine Dienstvereinbarung mit dem Hauptpersonalrat gemäß Art. 73 Abs. 1 Satz 1 i.V.m. Art. 75a Abs. 1 Nr. 1 BayPVG geschlossen, welche in § 5 die Modalitäten der Protokollierung, der Durchführung von Kontrollen und der Auswertung der Protokolldaten enthält. Mit dem 01.05.2013 trat eine Änderung dieser Dienstvereinbarung in Kraft (vgl. KWMBl Nr. 8/2013, S.160ff)).
Der Abschluss einer Dienstvereinbarung ist dabei zur Umsetzung der Mitbestimmung eine mögliche Option, jedoch nach den Vorgaben des BayPVG nicht zwingend. Unabhängig davon, in welcher Form die Mitbestimmung realisiert wird, sollte im Hinblick auf die Protokollierung sowie die Durchführung und Auswertung von Kontrollen eine entsprechende Vereinbarung mit der örtlichen Personalvertretung abgestimmt werden, um einen bayernweit einheitlichen Standard umzusetzen.

Wichtige Dokumente

Ansprechpartner

Schulen

Erster Ansprechpartner für die Schulen ist der jeweils für die Region und den Schultyp zuständige Multiplikator. Eine Übersicht über potenzielle Ansprechpartner erhalten Sie auf: http://www.asv.bayern.de/beratung/multiplikatoren.html

Im Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst:
gerhard.neff@stmbw.bayern.de
 

Datenschutz

Staatliche Schulen wenden sich bitte zunächst an den Datenschutzbeauftragten der Schule.
Kommunale Schulen können den Datenschutzbeauftragten der Kommune zu Rate ziehen.

Vorlese-Funktion