Informationen zur Erhebung der Amtlichen Schuldaten (ASD)

Das Verfahren „Amtliche Schuldaten" (ASD) wurde beginnend mit dem Schuljahr 1991/92 schrittweise bei den einzelnen Schularten eingeführt, um die Vielzahl von früher unkoordiniert durchgeführten Erhebungen zum Schuljahresbeginn zusammenzuführen und durch eine einzige weitgehend redundanzfreie und zugleich schulartübergreifend einheitlich strukturierte Datenerhebung zu ersetzen. Die Erhebung von Einzeldaten bei Schülern, Schulabgängern und Lehrern bildete hierfür die Voraussetzung. Mit dem Wegfall von Parallelerhebungen, dem konsequenten EDV-Einsatz auf allen Ebenen und der medienbruchfreien Datenweitergabe wurde eine effizientere Nutzung der in allen Bereichen äußerst knapp bemessenen personellen Ressourcen erreicht.

Dennoch wird das Verfahren derzeit im Rahmen eines e-Government-Projekts fortentwickelt. Angestrebt wird u.a., dass durch Einrichtung einer zentralen operativen Datenbank schulübergreifende Prozesse (Schulwechsel, Schulkooperationen, Schulpflichtüberwachung) besser unterstützt werden und an einer Stelle bereits erfasste Daten an anderer Stelle nicht noch einmal erfasst werden müssen.

Für die effiziente Nutzung der Schulverwaltungsprogramme ist neben der korrekten Bedienung ein langfristig angelegtes Datenmanagement unerlässliche Voraussetzung. Dabei sind folgende Grundsätze zu beachten:

Der Schüler- und Klassenteil des Verfahrens ist seit dem Schuljahr 2002/03 bei sämtlichen Schularten realisiert; ein Jahr später war bei den Schulabgängern die vollständige Umstellung auf Individualdaten erreicht. Die Einführung des Lehrer-und Unterrichtsteils wurde im Schuljahr 2004/05 durch die Einbeziehung der Berufsfachschulen des Gesundheitswesens abgeschlossen.

Das Verfahren ASD ist arbeitsteilig angelegt. Das Landesamt (LfStaD) bereitet die Schul-, Schüler-, Klassen- und Schulabgängerdaten auf. Das Kultusministerium und je nach schulaufsichtlicher Zuständigkeit auch die Regierungen bzw. die Schulämter (vgl. Art. 114 BayEUG) bereiten die Lehrer- und Unterrichtsdaten sowie die Daten zur Kursbildung in der Kollegstufe auf.

Rechtsgrundlage für die Erhebung bildet Art. 113 BayEUG ("Die Schulaufsichtsbehörden haben in Erfüllung ihrer Aufgaben insbesondere das Recht, [...] Berichte, Nachweise und statistische Angaben zu fordern.").
Die erhobenen Daten dienen insbesondere zur Erfüllung der in Art. 111 Abs. 1 BayEUG (Schulaufsicht) und Art. 16 und 29 BaySchFG (Schulfinanzierung) beschriebenen Aufgaben.
Die an den staatlichen Schulen erhobenen Lehrerdaten werden u. a. auch für Zwecke der Personalverwaltung verwendet. Die gemäß Art. 75a Abs. 1 BayPVG hierfür erforderliche Zustimmung hat der Hauptpersonalrat mit Schreiben vom 15.10.1992 erteilt.

Die Amtlichen Schuldaten beschreiben die Verhältnisse zu landeseinheitlich festgelegten Stichtagen für die einzelnen Schulbereiche.

Im Schuljahr 2010/11 sind dies

Die von den Schulverwaltungsprogrammen erzeugten Übermittlungsdateien sind möglichst unmittelbar nach dem Stichtag

an die Internetadresse www.statistik.bayern.de/schulstat/ zu übermitteln.

Die Daten zu den beiden Erhebungsbereichen "Schüler, Klassen und Schulabgänger" sowie "Lehrer und Unterricht" können unabhängig voneinander und damit zu verschiedenen Zeitpunkten übersandt werden.

Über welche Schülergruppen ist zu berichten?
Individualdaten sind für folgende Schüler bereitzustellen und in anonymisierter Form an das Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung zu übermitteln:
- An der Schule am Stichtag eingeschriebene Schüler,
- Gastschüler aus dem Ausland, soweit diese voraussichtlich mindestens bis zum Halbjahr in allen Fächern am Unterricht teilnehmen,
- Berufspraktikanten (nur Fachschulen und Fachakademien)
Lediglich summarische Angaben sind über Vorpraktikanten und Erzieherpraktikanten an den Fachakademien für Gemeindepastoral bzw. Sozialpädagogik zu machen.
Nicht zu berichten ist über Schüler, die bis mindestens zum Halbjahr beurlaubt sind (z.B. wegen eines Auslandsaufenthaltes).

Über welche Schulabgänger/Absolventen ist zu berichten?
Individualdaten sind bereitzustellen und in anonymisierter Form an das Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung zu übermitteln für:
- alle Schüler, die im Vorjahr die berichtende Schule besucht und seit dem Erhebungsstichtag des Vorjahres ohne oder mit Abschluss dauerhaft verlassen haben
- alle Schüler, die bis mindestens zum Halbjahr beurlaubt sind (z.B. wegen eines Auslandsaufenthalts)
- für Schüler, die im Vorjahr an der berichtenden Schule ein Berufsvorbereitungsjahr oder ein Berufsgrundschuljahr (in Vollzeitform) ohne oder mit Erfolg besucht haben, unabhängig davon, ob sie die berichtende Schule verlassen haben oder an dieser verbleiben (ohne Wiederholer).
Sofern ein Abschluss erreicht wurde, erfolgen hierzu Angaben, unabhängig davon, ob der Abschluss an der berichtenden Schule oder (durch Ablegen der Externenprüfung) an einer anderen Schule erlangt wurde. Über Abschlüsse, die von Schülern durch Ablegen der Externenprüfung erreicht wurden, berichtet also nicht die prüfende Schule, sondern die Stammschule der betreffenden Schüler.
Die Schule berichtet auch über Nichtschüler-Absolventen, d.h. Personen, die seit dem Erhebungsstichtag des Vorjahres an der Schule durch das Bestehen der Externenprüfung einen Abschluss erhalten haben, aber an keiner Schule im Sinne des BayEUG als Schüler eingeschrieben waren und folglich zum Zeitpunkt der Prüfung keinen Schülerstatus hatten.

Über welche Lehrkräfte ist zu berichten?
Von der berichtenden Schule sind für all diejenigen Lehrkräfte Daten über die Verhältnisse zum Stichtag bereitzustellen, die
- an der berichtenden Schule am Stichtag eingesetzt sind und dort eigenverantwortlich Unterricht erteilen oder für außerunterrichtliche Tätigkeiten Anrechnungsstunden erhalten. Dazu gehören auch Aushilfslehrkräfte, Pfarrer/Geistliche, Religionslehrkräfte im Kirchendienst, heilpädagogische Förderlehrer, heilpädagogische Unterrichtshilfen, Förderlehrer und Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst, die eigenverantwortlich Unterricht erteilen sowie an beruflichen Schulen Lehrkräfte, die wegen der Unterrichtsorganisation in der Stichwoche keinen Unterricht erteilen. Insbesondere sind an beruflichen Schulen von der federführenden Schule (Seminarschule) auch Referendare mit den umgerechneten Jahreswochenstunden zu melden, die im zweiten Halbjahr des 1. Ausbildungsjahres eigenverantwortlichen Unterricht erteilen.
- als Mobile Reserven oder Aushilfen für Elternzeit die berichtende Schule am Stichtag als Stammschule haben und nicht an einer anderen Schule längerfristig - d.h. voraussichtlich noch für mindestens 4 Wochen - eingesetzt sind.
- als Mobile Reserven oder Aushilfen für Elternzeit an der berichtenden Schule am Stichtag für eine längerfristig - d.h. voraussichtlich noch für mindestens 4 Wochen - abwesende Lehrkraft eingesetzt sind.
- mit Dienstbezügen abwesend und deshalb laut Stundenplan nicht zum Unterrichtseinsatz vorgesehen sind (z. B. wegen längerer Krankheit, Kur, Mutterschutz).
- am Stichtag des Vorjahres als voll- oder teilzeitbeschäftigte Lehrkraft an der berichtenden Schule ausschließlich oder überwiegend tätig waren und am diesjährigen Stichtag dort nicht mehr eingesetzt sind.
- sich in der Freistellungsphase der Altersteilzeit im Blockmodell oder im Freistellungsjahr des Freistellungsmodells befinden.
- bereits vor dem Stichtag des Vorjahres abgegangen sind, aber noch nicht endgültig aus dem Schuldienst ausgeschieden sind z. B. bei Elternzeit, Beurlaubung aus familien- oder arbeitsmarktbezogenen Gründen, bei voller Abordnung für eine Tätigkeit außerhalb des Schuldienstes (z. B. Staatsministerium, ISB, Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung, Hochschule), Vermittlung in den Auslandsschuldienst durch das Bundesverwaltungsamt. Für diese Lehrkräfte sind nur Personenkennzahl, Name, Vorname, Geschlecht, Beschäftigungsverhältnis (Schlüssel WB) und ehemaliger Dienstherr/Arbeitgeber anzugeben.
Darüber hinaus berichten Schulen zur sonderpädagogischen Förderung über Personal,
- das nur oder weit überwiegend in der Schulvorbereitenden Einrichtung (SVE) oder in der Mobilen sonderpädagogischen Hilfe (MsH) tätig ist. Hierfür ist beim Merkmal Beschäftigungsverhältnis der Schlüssel [WS] vorgesehen. Dies gilt auch für Therapie- und Pflegekräfte, die nur oder weit überwiegend in der SVE tätig sind.
- das im Rahmen der Ausbildung als Berufspraktikant bzw. Erzieherpraktikant an der SVE eingesetzt ist. Hierfür ist beim Beschäftigungsverhältnis der Schlüssel [RP] bzw. [RE] vorgesehen.
- das nicht im Unterricht im Klassenverband oder in Unterrichtsgruppen sondern nur im Einzelunterricht oder für die Betreuung der Kinder eingesetzt ist (z.B. Therapiekräfte oder Pflegekräfte, sofern diese nicht nur oder weit überwiegend in der SVE tätig sind, vgl. oben). Bei diesem Personenkreis wird im Merkmal Beschäftigungsverhältnis der Schlüssel [WT] gemeldet. Als Unterrichtspflichtzeit wird in diesem Fall die reguläre Wochenarbeitszeit (ggf. gerundet) in Zeitstunden angegeben.
Für die Einbeziehung in die Berichterstattung sind ausschließlich die vorstehend genannten Kriterien maßgeblich, nicht indessen wer Dienstherr bzw. Arbeitgeber der Lehrkraft ist.

Über welche Lehrkräfte ist nicht zu berichten?
Nicht zu melden sind von der berichtenden Schule
- Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst bzw. Förderlehrer, wenn diese keinen eigenverantwortlichen Unterricht erteilen (z. B. Studienreferendare am Gymnasium im ersten Halbjahr).
- im Bereich öffentlicher Schulen Lehrkräfte, die bereits vor dem Vorjahresstichtag mit ihrer vollen Unterrichtspflichtzeit einem privaten Schulträger zugeordnet wurden. Über diese Lehrkräfte berichtet ausschließlich die Einsatzschule.
- Lehrkräfte, die als Mobile Reserve oder Aushilfe für Elternzeit an der berichtenden Schule eingesetzt sind, dort nur kurzfristig - d.h. voraussichtlich nur noch weniger als 4 Wochen - abwesendes Lehrpersonal ersetzen und deren Stammschule nicht die berichtende Schule ist. Diese Lehrkräfte werden von der Stammschule gemeldet.

Schülerteil: Wo sind die Berufs- und Fachklassengliederungsnummern zu finden?
Aktuelle Verzeichnisse mit den Berufs- und Fachklassengliederungsnummern sind für die einzelnen Schularten im "Forum Berufliche Schulen" abrufbar.

Schülerteil: Ist in der Tabelle "Wahlfach/Differenzierter Sport" auch Wahlpflichtunterricht einzutragen?
Nein, in dieser Tabelle wird wie schon in der Vergangenheit nur Wahlunterricht und Differenzierter Sportunterricht bzw. Erweiterter Basissportunterricht eingetragen, nicht aber Wahlpflichtunterricht.

Lehrerteil: Was ist zu tun, wenn die Personenkennzahl (PKZ) einer Lehrkraft unbekannt oder fehlerhaft ist?
In diesem Fall genügt es, das Geburtsdatum der Lehrkraft einzugeben. Die zwei ersten und die letzte Ziffer des PKZ-Feldes können leer bleiben. Eventuell auftretende Fehlermeldungen können ignoriert werden.

Lehrerteil: Wie sind Lehrkräfte einzutragen, die an mehr als drei weiteren Einsatzschulen tätig sind?
Das Programm WinLD bietet die Möglichkeit, die Daten von drei weiteren Einsatzschulen einer Lehrkraft mit Schulnummer und dort erbrachter Stundenzahl einzugeben (Nur bei vollzeit- und teilzeitbeschäftigten Lehrkräften und ggf. bei Referendaren mit Unterrichtsauftrag ausfüllen).
Falls eine Lehrkraft an mehr als drei weiteren Einsatzschulen tätig ist, sind zwei oder mehr dieser Schulen unter einer einzigen zusammenzufassen.
Achtung: Bei der Führung von mehreren Schulen in derselben Lehrerdatei sind in diesen Feldern nur die Stunden einzutragen, die die Lehrkraft an Schulen unterrichtet, die nicht in der Datei geführt werden.

Welche Software steht zur Verfügung?
Durch die vom Kultusministerium zur Verfügung gestellten Programme "Schülerdatei", "Kollegstufendatei" und "Lehrerdatei" werden die Arbeiten der Schule wie auch das Verfahren "Amtliche Schuldaten" unter Berücksichtigung datenschutz- und personalvertretungsrechtlicher Belange unterstützt. Die Programme werden kostenlos auf CD-ROM an alle Schulen versandt.
Weitere Informationen zu den Programmen findet man auf der Internetseite für die Bayerischen Schulverwaltungsprogramme
Alternativ kann auch die Schulverwaltungssoftware eines privaten Anbieters eingesetzt werden, sofern diese die festgelegten Schnittstellen zu bedienen vermag.

Warum und wie oft wird die Software aktualisiert?
Die Programme werden in der Regel zweimal jährlich aktualisiert, um Änderungen im Schulrecht und den aktuellen Datenanforderungen auf regionaler und überregionaler Ebene Rechnung zu tragen. Zugleich werden eventuell vorhandene Programmfehler behoben. Neue Versionen erscheinen jeweils im April und August.
Auf bekannt gewordene Fehler und Probleme wird durch kurzfristig bereitgestellte Programmrevisionen bzw. Servicepacks reagiert. Näheres findet man dazu auf den Internetseiten der bayerischen Schulverwaltungsprogramme.

Wie werden Fehler in den Programmen behoben?
Sollten in der jeweils aktuellen Version der Programme nach der Herstellung und Auslieferung der CD-ROMs noch Fehler bekannt werden, so können auf den Internetseiten der Bayerischen Schulverwaltungsprogramme kurzfristig Revisionen herunter geladen werden.

Warum muss für die Datenübermittlung die neueste Version eingesetzt werden?
Die Struktur der übermittelten Daten wird jeweils an die aktuellen schulrechtlichen Bestimmungen und zwischenzeitlich veränderte Datenanforderungen angepasst. Ältere Versionen können das aktuell geforderte Format (Datensätze und Schlüssel) nicht erzeugen.

Welche Version der Bayerischen Schulverwaltungsprogramme muss für die Amtlichen Schuldaten 2009/10 eingesetzt werden?
Für die im Oktober 2009 zu übermittelnden Amtlichen Schuldaten ist bei Verwendung des staatlichen Schulverwaltungsprogramms die Version 2009-08 einzusetzen.

Ist Datenpflege auch mit der alten Version möglich?
Solange die neue Version nicht installiert wurde, ist die Datenpflege auch mit der alten Version weitgehend möglich. Allerdings können neu hinzugekommene Merkmale und Merkmalsausprägungen nicht eingegeben werden und die Daten somit nicht abschließend für die Übermittlung vorbereitet werden. Auch die Übermittlung selbst kann immer nur mit der aktuellsten Version der Software erfolgen.

Werden alle mit der Software gespeicherten Daten übermittelt?
Nein, die Übermittlung der Daten erfolgt immer unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
Da die Schulverwaltungsprogramme primär der Unterstützung der Verwaltungsarbeiten an der Schule dienen, ist die Datensatzstruktur auf diese Anforderungen ausgelegt. Im Rahmen der Amtlichen Schuldaten wird nur eine Teilmenge des Datenbestands übermittelt. Schülerdaten werden ausschließlich in anonymisierter Form, also ohne Namens- und Adressangaben, Lehrerdaten ohne Adressinformationen übermittelt.

Wozu enthält die Software Plausibilitätsprüfungen?
Die Amtlichen Schuldaten werden für verschiedene Zwecke benötigt. Eine hohe Konsistenz des Datenmaterials ist deshalb unabdingbar. Durch die in die Schulverwaltungsprogramme integrierten Prüfungen wird bereits an der Schule auf Inplausibilitäten hingewiesen. Korrekturen können so bereits vor der Übermittlung durchgeführt werden. Rückfragen und Korrekturen im Rahmen der Datenaufbereitung können dadurch deutlich reduziert werden.

Was ist mit den Fehlerprotokollen zu tun?
Die von den Schulverwaltungsprogrammen erzeugten Prüfprotokolle sind vor der Übermittlung Position für Position durchzuarbeiten. Bei Inplausibilitäten, die vom Programm als „Fehler“ gekennzeichnet werden, hat eine genaue Prüfung zu erfolgen. Sofern keine Datenkorrektur veranlasst ist, sind die speziellen Gegebenheiten auf dem Fehlerprotokoll stichpunktartig zu erläutern. Dies erfolgt in WinLD beim Prüfteil durch die Eingabe entsprechender Bemerkungen, die dann bei der Meldung zusammen mit den Daten übermittelt werden.

Welche Stichtage gelten für die verschiedenen Schularten?
Schüler- und Lehrerzahl einer Schule können sich im Laufe eines Schuljahres verändern. Gleiches gilt für einzelne Merkmale. Die Amtlichen Schuldaten beschreiben deshalb die Verhältnisse zu landeseinheitlich festgelegten Stichtagen für die einzelnen Schulbereiche. Für das Schuljahr 2010/11 sind dies:
- Allgemein bildende Schulen: 1. Oktober 2010
- Berufliche Schulen (einschl. BFS des Gesundheitswesens): 20. Oktober 2010

Auf welche Erhebungszeiträume beziehen sich die Angaben zu den Schulabgängern und Nichtschülern?
Allgemein bildende Schulen: 2.10.2009 bis 1.10.2010
Berufliche Schulen (einschl. Berufsschulen des Gesundheitswesens): 21.10.2009 bis 20.10.2010

Wann sind die Amtlichen Schuldaten zu liefern?
Bei kontinuierlicher Datenpflege in den Schulverwaltungsprogrammen sind am Stichtag lediglich die Änderungen gegenüber dem Vortag einzutragen, die Übermittlungsdateien zu erzeugen und am Datenportal abzugeben. Dennoch besteht für die Schulen die Möglichkeit, die Daten auch noch nach dem Stichtag, spätestens aber bis zu folgenden Lieferterminen zu übermitteln:
- Allgemein bildende Schulen: 8. Oktober 2010
- Berufliche Schulen: 25. Oktober 2010
Diese Termine sind unbedingt einzuhalten, weil nur so das Auswertungsergebnis rechtzeitig bereitgestellt und auf Voraberhebungen verzichtet werden kann.

Was ist das beim Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung eingerichtete "Datenportal"?
Die von den Schulverwaltungsprogrammen erzeugten "Amtlichen Schuldaten" können durch gesicherte Fernübertragung via Internet an das Schuldaten-Übermittlungsportal beim Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung (Internetadresse: www.statistik.bayern.de/schulstat) geliefert werden.
Eine detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise für diese beleglose­ und selbstverständlich gesicherte ­ Datenübermittlung ist auf der Startseite des Portals mit dem Link „Portalhinweise für Schulen" abrufbar. Insbesondere befinden sich dort Informationen über den vor der Datenübermittlung zu erfolgenden Anmeldevorgang mittels Schulnummer und Passwort.
Häufig auftretende Probleme und deren Lösungsmöglichkeiten können über den Link „Probleme?" eingesehen werden. Unter anderem sind auch die für eine gesicherte (SSL-)Verbindung nötigen Browser-Einstellungen genau angegeben.

Können auch Schulen ohne Internetanschluss die Amtlichen Schuldaten beleglos liefern?
Für den Einsatz der Schulverwaltungsprogramme ist kein Internetanschluss erforderlich. Die vom Programm erzeugten Dateien mit den Amtlichen Schuldaten können gesichert von jedem internetfähigen PC nach Anmeldung mit der Schulnummer und dem Kennwort an das Datenportal übertragen werden. Die auf Diskette gesicherten Dateien können also auch von zu Hause, von einer benachbarten Schule oder vom Schulamt aus übermittelt werden.

Warum können die Amtlichen Schuldaten nicht mehr auf Papier geliefert werden?
Im Schuljahr 2003/04 haben bereits 97% der Schulen ihre Daten beleglos übermittelt. Die Konzentration auf einen Lieferweg liegt im Interesse einer effizienten Ablaufgestaltung für alle Beteiligten. Alle Schulen wurden rechtzeitig darüber informiert, dass ab dem Schuljahr 2004/05 zur Datenübermittlung durch Fernübertragung an das Schuldaten-Portal keine Alternative mehr bestehen wird.

In welcher Form liefern die städtischen Schulen in München und Nürnberg?
Bezüglich der Lehrer- und Unterrichtsdaten sind für das Schulreferat der Landeshauptstadt München und das Amt für Berufliche Schulen in Nürnberg spezielle Liefermodalitäten vereinbart. Nähere Auskünfte erteilen die genannten Stellen.

Angesichts der Komplexität des Verfahrens und der großen Zahl von Schulen geben verschiedene Stellen und Personen Auskunft, abhängig von der Problemstellung und der betroffenen Schulart.
Die Gesamtverantwortung für das Verfahren Amtliche Schuldaten liegt beim Staatsministeriums für Unterricht und Kultus, Referat II.4

Die Ansprechpartner zu den verschiedenen Themen finden Sie in den folgenden Listen:

• Fragen zu den Schul-, Schüler- , Schulabgänger- und Nichtschülerdaten (pdf | 44 KB)
• Fragen zu den Lehrer- und Unterrichtsdaten (pdf | 20 KB)
• Fragen zu den Schulverwaltungsprogrammen
• Fragen zum Schuldaten-Übermittlungsportal