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2020
GYMNASIUM
Prozesse und Gremien
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Wie sind die Kompetenzen verteilt?
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Wie sind die Maßnahmen durchzuführen?
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Sind besondere rechtliche oder organisatorische Vorgaben zu beachten?
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Womit sind die Aufgaben zu erledigen?
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Welche finanziellen, personellen, materiellen Ressourcen werden benötigt?
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Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
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Welche Termine sind einzuhalten?
Im Rahmen eines Projektstrukturplans werden die einzelnen Arbeitsschritte übersichtlich zusammenge-
stellt.
Ein entsprechender Projektablaufplan ordnet die Aufgaben in eine chronologische Reihenfolge ein.
Durch eine abschließende Risikoanalyse wird beurteilt, ob das Projektziel mit den verfügbaren Ressourcen
überhaupt realisiert werden kann.
Die Regeln der Zusammenarbeit werden geklärt, um auf der Sachebene effektiv arbeiten zu können.
Projektdurchführung und -kontrolle
Im Sinne einer erfolgreichen Sitzungsorganisation umfassen Projektsitzungen folgende Phasen:
Ablauf vereinbaren
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Thema festlegen
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Zeitrahmen vereinbaren
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Frage, Themen, Probleme sammeln, die besprochen werden
müssen
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Reihenfolge festlegen
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Tagesordnungspunkte aufstellen
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Sitzungsleitung benennen
Ziel festlegen
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konkretes Besprechungsziel verabreden
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Besprechungsergebnisse definieren
Informieren
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Informationsphase vorschalten, in der sich die Projektmitglieder gegen-
seitig über den Stand der Dinge informieren
Tagesordnung
bearbeiten
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Ergebnisse formulieren
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neue Aufgabenpakete im Abgleich mit dem Projektplan definieren
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Zuständigkeiten und Zeitplan vereinbaren
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Maßnahmen der Erfolgskontrolle festlegen
Sammlung und
Bewertung von
Lösungsmöglichkeiten
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Moderationstechnik
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Brainstorming
Dokumentation der
Ergebnisse
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Besprechungsleitung fasst Ergebnisse zusammen
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Ergebnisse im Protokoll festhalten
Verabredung
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neuen Sitzungstermin festlegen
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mögliche Tagesordnungspunkte bestimmen
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kurzes Blitzlicht über die derzeitige Stimmung im Team
Tab. 3: Phasen von Projektsitzungen