Digitale Kollaboration
Das gemeinsame Erstellen von Texten, Tabellen sowie Präsentationen und auch das Speichern und Teilen von digitalen Dokumenten – das alles ermöglicht die Zusammenarbeit in der Cloud.
Für die Zusammenarbeit in der Cloud, also gemeinsames Bearbeiten und Teilen von Dokumenten, wird die BayernCloud Schule speziell auf den schulischen Einsatz ausgerichtete Software-Angebote zur Verfügung stellen. Diese eignen sich nicht nur für die Durchführung von Distanz- und Wechselunterricht, sondern vor allem auch für zahlreiche Einsatzzwecke im Präsenzunterricht und in der Verwaltung.
Die Dienste Web-Office und Cloud-Speicher werden derzeit zusammen mit dem Schul-Messenger beschafft und sollen den Schulen voraussichtlich im Laufe des Schuljahres 2022/23 zur Verfügung stehen. Der Zugriff auf den Cloud-Speicher erfolgt entweder über einen Browser, über einen am PC installierten Sync-Client oder über eine Smartphone- bzw. Tablet-App. Damit können künftig alle bayerischen Schulen im Rahmen der BayernCloud Schule neben den bereits etablierten Anwendungen von mebis, den dienstlichen E-Mail-Postfächern und dem Videokonferenztool Visavid weitere zentrale Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen kostenlos nutzen.
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Cloud-Speicher
Die wesentliche Funktion des Cloud-Speichers ist das sichere Ablegen von Dateien. Der Cloud-Speicher dient dazu, dass Nutzerinnen und Nutzer über mehrere Endgeräte hinweg dieselbe Datei zur Verfügung haben, ohne die Datei manuell auf beispielsweise externe Datenträger kopieren zu müssen. Zusätzlich soll der Cloud-Speicher den einfachen Dateiaustausch und über das angeschlossene Web-Office ein gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Nutzerinnen und Nutzer am selben Office-Dokument ermöglichen. Eine in hohem Maße funktional integrierte Gesamtlösung, die ein möglichst effizientes Arbeiten mit allen Systemen in der BayernCloud Schule ermöglicht, ist eines der Hauptziele dieses Angebots.
Web-Office
Die Bearbeitung von Texten, Tabellen sowie Präsentationen spielt im Schullalltag eine zentrale Rolle. Allerdings finden Nutzende je nach Einrichtung eine andere Software auf den dortigen PCs vor, die wiederum nicht zwingend identisch mit den auf den privaten PCs insbesondere der Lehrkräfte installierten Office-Produkten ist. Web-Office-Systeme stellen eine Möglichkeit dar, ohne die Installation lokaler Anwendungen plattform- und ortsunabhängig stets mit einer vertrauten Benutzeroberfläche an Office-Dokumenten zu arbeiten. Im Web-Office soll das simultane Bearbeiten des gleichen Dokuments durch mindestens fünf Personen möglich sein. Diese kollaborative Bearbeitung ist ein wesentliches Merkmal cloud-basierter Office-Anwendungen, das in zahlreichen Situationen des Schulalltags für Lehrkräfte sowie Schülerinnen und Schüler unterschiedlichster Jahrgangsstufen Anwendung finden wird. Für die genannten Zwecke wird das Web-Office mindestens mit den drei Teilmodulen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Multimediapräsentation zur Verfügung gestellt werden. Sie werden möglichst viele Funktionen marktüblicher PC-Office-Suites haben.
Schnittstellen und Standards
Der Cloud-Speicher und das Web-Office werden an die zentrale Benutzerverwaltung der BayernCloud Schule angeschlossen. Der Verwaltungsaufwand für die Schule wird minimiert, weil kein zusätzlicher Benutzerdatenbestand gepflegt werden muss.
Das Web-Office wird so an den Cloud-Speicher angebunden, dass Office-Dateien direkt aus dem Cloud-Speicher heraus im Web-Office zur Bearbeitung geöffnet werden können. Die Speicherung der Office-Dateien aus dem Web-Office heraus erfolgt wiederum im Cloud-Speicher.
Der Cloud-Speicher wird als zentraler Speicherort an die mebis Lernplattform angebunden, sodass die mebis Lernplattform lesend wie schreibend auf Verzeichnisse und Dateien des Cloud-Speichers zugreifen kann.
Durch den lesenden und schreibenden Zugriff der mebis Tafel auf den Cloud-Speicher wird die Dateiverwaltung der Tafelbilder ermöglicht.
Die Fortbildungsplattform FIBS wird so an den Cloud-Speicher und das Web-Office angebunden, dass Lehrgangsreferentinnen und -referenten den Lehrgangsteilnehmenden Dateien und Verzeichnisse lesend und je nach Konfiguration auch schreibend zur Verfügung stellen können. Die kollaborative Bearbeitung von Office-Dokumenten wird ebenfalls möglich sein.
Nutzende des Messengers können Dateien aus einem Chat im Cloud-Speicher ablegen bzw. aus dem Cloud-Speicher in einen Chat importieren.
Im ByCS Web-Portal werden Nutzende vom Cloud-Speicher über neu erhaltene Datei- und Verzeichnisfreigaben oder neue Versionen von gemeinsam mit anderen Nutzenden bearbeiteten Office-Dateien informiert.
Verschlüsselter Zugriff
Der verschlüsselte Zugriff auf den Cloud-Speicher erfolgt entweder über den Web-Client mithilfe eines Browsers, über einen am PC installierten Sync-Client oder über eine Smartphone- bzw. Tablet-App.
Im Cloud-Speicher abgelegte Office-Dateien können direkt im Browser von einem oder mehreren Nutzenden gleichzeitig zur Bearbeitung im Web-Office geöffnet werden.