Organisation des Beschaffungsprozesses

Wie können die Schulen bei der Beschaffung unterstützen?

Die Schulen sollen beim Beschaffungsvorgang unterstützen, etwa indem sie die Erziehungsberechtigten auf entsprechende Angebote hinweisen und die Erziehungsberechtigten umfassend über die Teilnahme am Pilotversuch und das Beschaffungsmodell informieren.

Die Schritte des Beschaffungsprozesses im Detail

1. Auswahl der Jahrgangsstufen

Die Pilotschulen bestimmen bis zu zwei Jahrgangsstufen auf Basis pädagogischer Überlegungen und des schuleigenen Medienkonzepts, in denen die 1:1-Ausstattung im Schuljahr 2022/2023 implementiert und erprobt werden soll.

Ziel des Pilotversuchs ist Erkenntnisse bezüglich einer möglichst jahrgangsbezogenen Vollausstattung zu gewinnen. Eine Abweichung davon ist aus organisatorischen oder pädagogischen Gründen vereinzelt möglich.

2. Festlegung technischer Mindestkriterien

Die Schulen müssen sich darauf verlassen können, dass mit den mobilen Endgeräten auch effektiv im Unterricht gearbeitet werden kann. Welche Geräte hierfür technisch geeignet sind, hängt von der konkreten technischen Situation und den pädagogisch-didaktischen Zielsetzungen an der jeweiligen Schule und ab.

Die Pilotschulen können daher technische Mindestkriterien vorgeben. Diese können sich zum Beispiel auf die Displaygröße, das Betriebssystem sowie verschiedene Ausstattungskomponenten (z. B. Eingabestift, Tablet-Tastatur) beziehen. Förderfähig sind Geräte, die diese Mindestkriterien erfüllen. (vgl. KMBek Anlage 1) Da gewährleistet werden soll, dass die Geräte möglichst lang und zuverlässig einsetzbar sind, werden zudem nur Neugeräte gefördert.

Die technischen Mindestkriterien werden vorab in geeigneter Weise mit der Schulfamilie und dem Sachaufwandsträger abgestimmt.

3. Information der Erziehungsberechtigten

Für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts ist die Beteiligung möglichst aller Erziehungsberechtigten der benannten Jahrgangsstufen erstrebenswert.

Die Schulen sollen daher beim Beschaffungsvorgang unterstützen, etwa indem sie Erziehungsberechtigten der teilnehmen den Jahrgangsstufen umfassend, z. B. im Rahmen von digitalen Elterninformationen (Videokonferenzen), Elternabenden oder Elternbriefen über die Teilnahme am Pilotversuch und das Beschaffungsmodell informieren.

Dabei sollen der Angebotscharakter und die Freiwilligkeit der Teilnahme betont werden.

Nehmen die Erziehungsberechtigte das Angebot nicht an und kann damit eine Ausstattung der Jahrgangsstufe mit geeigneten mobilen Endgeräten nicht erreicht werden, stellen die Schulen nach Möglichkeit die fehlenden Geräte aus ihrem Bestand an Schülerleihgeräten zur Verfügung.

4. Unterstützung der Erziehungsberechtigten bei der Beschaffung

Die Beschaffung der mobilen Endgeräte erfolgt im Namen, auf Rechnung und zum Eigentum der Erziehungsberechtigten.

Die Schulen lassen den Erziehungsberechtigten das Antragsformular, ihr auf der Basis von Anlage 1 der KMBek erstelltes Informationsblatt zu den technischen Mindestkriterien und ggf. Hilfestellungen zum Ausfüllen des Formulars zukommen.

Beschaffen die Erziehungsberechtigten die Geräte selbständig, ist darauf zu achten, dass die Mindestkriterien sorgfältig beschrieben sind, sodass die Beschaffung der geeigneten Geräte gewährleistet werden kann.

Mit Blick auf die Organisation des Beschaffungsprozesses sind unterschiedliche Grade und Formen der Unterstützung der Erziehungsberechtigten möglich:

  • Einholung von Angeboten durch die Pilotschule in fremdem Namen

Die Schulen können für die Erziehungsberechtigten bei Händlern Angebote einholen. Hierbei ist es wichtig, dass sie ausdrücklich darauf hinweisen, in fremden Namen zu handeln und dieses Angebot lediglich zur Information der Eltern dienen soll.

Anschließend können die Schulen die Beschaffung für die Eltern bündeln und an die Anbieter die benötigte Stückzahl je Klasse übermitteln.

Dieser schließt Einzelkaufverträge mit den Erziehungsberechtigten.

Die Erziehungsberechtigten können anschließend das Gerät beim Händler bezahlen und abholen.

Wenn die Erziehungsberechtigten eine entsprechende Einwilligung erteilt haben, können die Geräte auch direkt an die Schule geliefert werden.

  • Informationen für Erziehungsberechtigte über Angebote mehrerer Anbieter

Im Rahmen eines Elternabends können die Schulen auch auf Anbieter hinweisen, bei welchen die Erziehungsberechtigten die Geräte kaufen können. Eine Bestellung könnten auch der Elternbeirat oder die Klassenelternsprecher organisieren. Auch hier würden die Erziehungsberechtigten wieder einzeln bezahlen und die Händler würden entweder das Gerät den Erziehungsberechtigten direkt aushändigen oder an die Schule liefern.

5. Antragsstellung

Die Erziehungsberechtigten reichen die Förderanträge online beim Landesamt für Schule (LAS) ein. Das entsprechende ist unter www.dsdz.bayern.de abrufbar.

Der ausgefüllte Online-Antrag wird von den Erziehungsberechtigten ausgedruckt, händisch unterschrieben und in Papierform oder als Scan zusammen mit den Belegen innerhalb einer von der Schule gesetzten Frist bei der Pilotschule eingereicht.

Wurden von antragsberechtigten Erziehungsberechtigten Förderanträge ausschließlich in Papierform bei der Pilotschule eingereicht, müssen die Antragsdaten  im Online-Formular nacherfasst werden.

Schritt 1

Die Schule prüft,

  • ob der Förderantrag vollständig ausgefüllt und unterschrieben wurde,
  • ob der Antrag tatsächlich von der angegebenen erziehungsberech-
    tigten Person gestellt wurde,
  • ob die Antragstellerin oder der Antragsteller förderberechtigt ist, d. h. ein Erziehungsberechtigter einer Schülerin bzw. eines Schülers ist, die bzw. der eine von der jeweiligen Pilotschule für die Förderung bestimmte Schulklasse besucht,
  • ob der Antrag innerhalb der Frist eingereicht wurde (ab positiver Mitteilung über die Teilnahme der Schule am Pilotversuch (25.05.2022) bis 17.02.2023).
  • ob dem Antrag eine Kopie des Kaufbelegs beigefügt ist,
  • ob auf dem Kaufbeleg der Zahlungsnachweis ersichtlich ist (Vermerk auf Rechnung „Zahlung eingegangen“; Kassenbon) bzw. ob zusätzlich eine Kopie des Zahlungsnachweises beigefügt wurde und das Kaufdatum nach dem Datum der positiven Mitteilung über die Teilnahme der Schule am Pilotversuch (25.05.2022) liegt.
  • ob der aus dem Beleg hervorgehende förderfähige Endpreis des Geräts den Angaben auf dem Antrag entspricht​

Schritt 2

Die Schule prüft,

  • ob ein Gerät angeschafft wurde, welches den von der Schule vorgegebenen technischen Mindestkriterien entspricht,
  • ob der in der Rechnung angegebene Betrag zuwendungsfähig ist.

Schritt 3

Die beim Landesamt für Schule (LAS) online eingegangenen Förderanträge werden auf Aufforderung der Pilotschule an diese als Datensatz übermittelt.

Die Schule prüft,

  • ob die bei der Schule in Papierform oder als Scan eingereichten Anträge in dem vom LAS übermittelten Datensatz vertreten sind,
  • ob die Daten übereinstimmen
  • und der oben dargestellte Prüfprozess durchlaufen wurde.

Sind in dem vom LAS übermittelten Datensatz Anträge von nicht antragsberechtigten Personen enthalten, so werden diese von der Pilotschule gestrichen.

Schritt 4

Die Schule übermittelt den geprüften und ggf. korrigierten Datensatz an das LAS und bestätigt damit, dass die Fördervoraussetzungen erfüllt sind.

Schritt 5

Die Schule bewahrt die Anträge und Belege fünf Jahre auf.

6. Auszahlung der Förderung an die Erziehungsberechtigten durch das Landesamt für Schule (LAS)

Die Auszahlung erfolgt anschließend nach vollständiger Bewilligung durch das Landesamt für Schule auf das Konto der jeweiligen Antragstellerin oder des jeweiligen Antragstellers.

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