Videokonferenztool Visavid

Aufgrund vielfältiger Einsatzszenarien kommt Videokonferenzen im heutigen Schulalltag ein hoher Stellenwert zu
Aufgrund vielfältiger Einsatzszenarien kommt Videokonferenzen im heutigen Schulalltag ein hoher Stellenwert zu

Visavid ist eine speziell auf den schulischen Einsatz ausgerichtete Videokonferenz-Software, die allen bayerischen Schülerinnen und Schülern sowie Lehrkräfte zur Verfügung steht.

Mit Visavid stellt das Kultusministerium eine zentrale bayernweite Videokonferenzsoftware für Schulen aller Schularten sowie für die Schulaufsichtsbehörden bereit. Damit steht eine einfache und speziell auf den schulischen Einsatz ausgerichtete Software zur Verfügung, die nicht nur für die Durchführung von Distanz- und Wechselunterricht eingesetzt werden kann, sondern auch für zahlreiche weitere Einsatzzwecke im Schulalltag aller Schularten geeignet ist.

Das Videokonferenzsystem bietet ein hohes Maß an Datensicherheit und gewährleistet eine Datenverarbeitung, die ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes erfolgt.

Visavid kann von allen Schülerinnen und Schülern sowie Lehrkräften in Bayern einfach auf jedem Gerät mit Hilfe eines Browsers genutzt werden. Eine Installation des Programms ist damit nicht nötig. Ein umfassendes Schulungsprogramm und Informationsangebot stehen den Nutzerinnen und Nutzern ebenfalls bereit.

Schulungsangebote und weitere Informationen

Hier haben wir häufig gestellte Fragen und Antworten zu Visavid zusammengefasst. Sie können nach folgenden Themen filtern:

Fragen und Antworten zu Visavid

Was ist Visavid und wer kann es nutzen?

Visavid ist ein speziell auf den schulischen Einsatz ausgerichtetes, datenschutzkonformes Videokonferenzsystem. Es steht allen bayerischen Schulen, also staatlichen und städtischen Schulen sowie staatlich anerkannten und staatlich genehmigten Privatschulen, aber auch den Behörden im Ressortbereich des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus (StMUK) kostenlos zur Verfügung (u. a. dem Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung (ISB), der Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung (ALP) in Dillingen, dem Bayerischen Landesamt für Schule (LAS), den Dienststellen der Ministerialbeauftragten, dem Bereich 4 der Regierungen und den Staatlichen Schulämtern). Nicht von der Lizenz erfasst sind andere nicht-schulische Bildungsträger wie Hochschulen oder Einrichtungen der Erwachsenenbildung oder Bildungseinrichtungen außerhalb des Ressortbereichs des StMUK.

Ab wann können Bayerns Schulen Visavid nutzen?

Das Videokonferenzsystem Visavid steht seit 28. April 2021 allen berechtigten Schulen und Einrichtungen kostenlos zur Nutzung zur Verfügung.

Welche Funktionen für das digitale Lehren und Lernen bietet Visavid?

Visavid ist speziell auf unterrichtliche Zwecke ausgerichtet und bietet u. a. folgende Videokonferenz-Funktionen:

  • Screen-Sharing zum Teilen von Unterrichtsmaterialien, nicht nur durch den Moderator/die Moderatorin
  • Gruppenraumfunktion
  • Hand-heben-Funktion, um Wortbeiträge im Blick zu behalten
  • Digitale Tafel (Whiteboard) für das gemeinsame Bearbeiten von Inhalten und Dokumenten
  • Unabhängigkeit von Endgeräten ermöglicht eine Konferenzteilnahme mit Computer, Smartphone oder Tablet
  • Telefon-Einwahl für Teilnehmende
  • Warteraum: Der Moderierende steuert, wer wann der Konferenz beitritt
  • Abstimmungsfunktion ermöglicht Schnellumfragen
  • Umfassende Funktionen zur barrierefreien Bedienung

Darf Visavid auch zu privaten Zwecken eingesetzt werden?

Nein, die Verwendung des vom bayerischen Kultusministerium bereitgestellten Videokonferenzwerkzeugs Visavid ist ausschließlich zu schulischen bzw. dienstlichen Zwecken gestattet.

Gibt es bei Visavid eine Gruppenraum-Funktion?

Ja, Gruppenarbeitsräume sind in Visavid seit dem Schuljahr 21/22 vorhanden. Diese Funktionalität kann etwa für Gruppenarbeitsphasen während einer Videokonferenz genutzt werden. Weitere Informationen erhalten sie auf den Hilfeseiten von Visavid: https://www.mebis.bayern.de/infoportal/mebis_support/videokonferenz-support/

Kann ich mit Visavid handschriftliche Einträge (z. B. Hefteintrag, Mindmap) erstellen?

Ja, Tafelbilder können in dem in Visavid integrierten Whiteboard erstellt werden. Bei Einsatz einer zweiten Videokamera können beliebige weitere Medien in der Videokonferenz eingesetzt und angezeigt werden. 

Funktioniert Screen Sharing auf dem iPad?

Nein, derzeit ist Screen-Sharing auf dem iPad aus technischen Gründen bei keinem rein Browser-basierten Videokonferenzsystem möglich, somit auch nicht bei Visavid. Visavid verfügt über ein sogenanntes Whiteboard, das in vielen Fällen das Teilen des Bildschirms ersetzen kann und auf allen Endgeräten nutzbar ist. 

Gibt es eine Art „virtuellen Klassenraum“, in dem Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler kollaborativ und kommunikativ arbeiten und Lehrkräfte den Schülerinnen und Schülern Aufgaben und Materialien zur Verfügung stellen können?

Ja, Visavid bietet in Ergänzung zu mebis die Möglichkeit, mit der Klasse Distanzunterricht per Videokonferenz zu durchzuführen, im digitalen Whiteboard gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und die Ergebnisse wieder einfach mit allen Teilnehmern zu teilen. Auch Schnellumfragen sowie Chatfunktionen stehen zur Verfügung. 

Wie ergänzen sich mebis und Visavid?

Die pädagogische Schulplattform mebis bietet eine datenschutzkonforme, rechtlich abgesicherte multifunktionale Lernplattform, die allen bayerischen Schulen seit den Optimierungen Ende des Jahres 2020 wieder stabil und zuverlässig zur Verfügung steht. Lehrkräfte können eigene Kursräume anlegen und den Schülerinnen und Schülern digitale Lernmaterialien, Lernvideos, Quizzes und Internetlinks zur Verfügung stellen. Sie können ihren Klassen Aufgaben digital bereitstellen, die Ergebnisse wieder elektronisch einsammeln und anschließend individuell Feedback geben. Visavid bietet nun in Ergänzung zu mebis die Möglichkeit, mit der Klasse z.B. während des Distanzunterrichtes per Videokonferenz zu kommunizieren, im digitalen Whiteboard gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und die Ergebnisse wieder einfach mit allen Teilnehmern zu teilen. Auch Schnellumfragen sowie Chatfunktionen stehen zur Verfügung. 

Wie erfüllt Visavid die Vorgaben des Datenschutzrechts?

Das Videokonferenzsystem Visavid ist ein speziell auf den schulischen Einsatz ausgerichtetes Produkt, das an den Schulen im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingesetzt werden kann. Das Produkt arbeitet mit einem Minimum an personenbezogenen Daten; der Anbieter wird als Auftragsverarbeiter ausnahmslos auf Weisung der Schule tätig und verarbeitet die Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes sowie zum Zwecke der Diensterbringung. Ein Datentransfer in Drittstaaten findet also nicht statt. 

Wie wird verhindert, dass sich mehrere Personen mit einem Zugang in die Videokonferenz einloggen?

In Visavid wird über einen Warteraum abgesichert, dass keine unbefugten Personen an der Videokonferenz teilnehmen, d. h. Personen können nur beitreten, wenn sie von der Lehrkraft aktiv zugelassen wurden. Es ist auch möglich, lediglich persönlich eingeladene Teilnehmer in einer Videokonferenz zuzulassen.

Welches Unternehmen steht hinter dem Videokonferenzsystem Visavid?

In einem EU-weiten Vergabeverfahren zur Bereitstellung eines Videokonferenzsystems für alle bayerischen Schulen sowie den Behörden im Ressortbereich des Bayerischen Kultusministeriums, inkl. der Dienststellen der Schulaufsicht, konnte sich die in der Oberpfalz ansässige, auf Onlineanwendungen spezialisierte Auctores GmbH mit ihrer Software Visavid durchsetzen. 

Wo erhält man Hilfe und Schulungen bzgl. der Nutzung von Visavid?

Neben der Online-Hilfe direkt in Visavid findet die Schulfamilie weitere Hilfestellungen zur Nutzung von Visavid auf den Supportseiten von mebis. Für Schülerinnen und Schüler sowie Erziehungsberechtigte stehen dort Tutorials / Erklärvideos zur Verfügung.

Von der Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung (ALP) in Dillingen werden zudem Selbstlernkurse und eSessions für Lehrkräfte, Systembetreuerinnen und Systembetreuer, mebis-Koordinatorinnen und –Koordinatoren sowie Schulleitungen zur Verfügung gestellt. Die Akademie gibt auf ihrer Visavid-Themenseite einen Überblick über das Angebot.

Der Anbieter Auctores wurde zudem mit der Erbringung von Support-Dienstleistungen per Telefon und E-Mail für pädagogisches Personal sowie Verwaltungskräfte beauftragt.

Für Fragen rund um die Bedienung von Visavid steht die Supporthotline des Herstellers (Auctores GmbH) zur Verfügung. Die Kontaktdaten wurden den Schulen und weiteren nutzungsberechtigten Einrichtungen bereits per Schreiben mitgeteilt; auch im Bayerischen Schulportal sind sie abrufbar.

Ersetzt Visavid zukünftig mebis?

Nein, Visavid als Werkzeug für synchrones Lehren und Lernen ist eine Ergänzung der pädagogischen Plattform mebis – Landesmedienzentrum Bayern, die weiterhin zur Verfügung steht. Während mebis sich insbesondere im Bereich des asynchronen Lehren und Lernens bewährt hat, bietet das Videokonferenzsystem Visavid eine Umgebung für die synchrone Kommunikation im Distanzunterricht. 

Wie wird Visavid in die zukünftige BayernCloud Schule eingebettet?

Das Videokonferenzsystem Visavid ist Teil der BayernCloud Schule, die den bayerischen Schulen ein umfangreiches Angebot aus digitalen Anwendungen und Inhalten zentral bereitstellt. Der bayerischen Schulfamilie sollen damit pädagogische und administrativen Anwendungen angeboten werden, die die digitale Kommunikation und Kollaboration im Bereich des Lernens und Lehrens sowie die Erledigung von Verwaltungsaufgaben erleichtern.

Die priorisierten Module der BayernCloud Schule werden den Anwenderinnen und Anwendern sukzessive und bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt.

Welche Rolle kommt dem Videokonferenzsystem Visavid nach der Corona-Pandemie zu?

Auch über die Corona-Pandemie hinaus soll das Videokonferenzsystem Visavid allen bayerischen Schulen für digitale Lehr-Lern-Situationen zur Verfügung stehen. U. a. können so externe Referentinnen und Referenten für Gastvorträge in das Klassenzimmer geholt, Elternabende abgehalten oder ortsunabhängig schulübergreifende Kurse angeboten werden. 

Gibt es schon Konzepte, wie man Visavid in den Präsenzunterricht integriert?

Ja, pädagogisch-didaktische Konzepte zur Integration von Videokonferenzwerkzeugen in den Präsenzunterricht können unter dem folgenden Link abgerufen werden: www.mebis.bayern.de/infoportal/distanzunterricht-digital/videokonferenzen

Kann die staatliche MS Teams-Lizenz nach der Bereitstellung des Videokonferenzsystems Visavid an den Schulen noch weiter genutzt werden?

Durch die letztmalige Verlängerung des staatlichen Angebots von MS Teams for Education des Kultusministeriums bis zum Schuljahresende 2020/2021 stand den betroffenen Schulen eine mehrmonatige Übergangszeit zur Verfügung, in der sie sich ggf. auf ihre künftige Videokonferenzlösung einstellen und umsteigen konnten.

Den Schulen steht es frei zu entscheiden, wann und ob sie Visavid nutzen wollen. Allen Schulen in Bayern steht Visavid ab sofort zur Verfügung; die Schulen sind aber nicht gezwungen, ihr Videokonferenzwerkzeug deswegen ggf. im laufenden Schuljahr zu wechseln.

Können Schulen, die bereits andere DSGVO-konforme Lösungen verwenden, diese weiter nutzen?

Ja, bereits vorhandene DSGVO-konforme Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge können weiter genutzt werden. Voraussetzung ist, dass die Entscheidung über ihre Verwendung für den unterrichtlichen Einsatz von der Schulleitung im Einvernehmen mit dem Schulaufwandsträger und unter Einbeziehung des örtlichen Datenschutzbeauftragten getroffen wurde. 

Inwiefern wird Visavid den Ansprüchen digitaler Barrierefreiheit gerecht?

Visavid erfüllt mit seiner Konzeption, der Ausgestaltung der Benutzeroberfläche und seinen Funktionen die Anforderungen der Barrierefreie -Informationstechnik-Verordnung (BITV) und den davon abgeleiteten Bestimmungen der Bayerischen E-Government-Verordnung (BayEGovV) sowie die Richtlinien für barrierefreie Webinhalte nach WCAG 2.0 Konformitätsstufen A, AAund AAA vollumfänglich.

Darüber hinaus erfüllt Visavid die weitergehende Richtlinie für barrierefreie Webinhalte (WCAG 2.1 Konformitätsstufen A und AA). So bietet Visavid u. a. folgende Funktionen:

  • CSS-basiertes Layout, Verzicht auf Layout-Tabellen
  • Bedienelemente für einzelnen Funktionen, wie z. B. WebCam an/aus, sind mit eindeutigen Symbolen belegt und klar benannt
  • Nutzung von automatischen Textvervollständigungen (Autocomplete-Attribute)
  • Problemlose Nutzbarkeit bei Farbfehlsichtigkeiten und bei Zoomfaktor 200 %
  • Hervorgehobene Erläuterung mit Korrekturhilfe bei Fehleingaben

Weitere Funktionen, die zur digitalen Barrierefreiheit von Visavid beitragen:

  • Unterschiedliche Darstellungen der Sprechenden: Großdarstellung des aktiven Sprechenden, Kachelansicht der Teilnehmenden
  • manuelle Texteingabe zur Anzeige von Untertiteln begleitend zu einer Präsentation/Videokonferenz (zur Unterstützung von Konferenzteilnehmenden mit Beeinträchtigung beim Hören)
  • Einblendung von Live-Untertiteln für Nutzende mit Hörbeeinträchtigung
  • Tastatur- und Sprachsteuerung

Nutzbarkeit mit Screen-Readern, wie sie Menschen mit Sehbehinderung einsetzen.

Kann man Visavid mit allen Betriebssystemen und Endgeräten nutzen?

Ja, es ist auf allen Betriebssystemen (Windows, MacOs, iOS, Android, Linux) und Endgeräten einsetzbar, da lediglich ein gängiger Browser benötigt wird. Sämtliche Standard-Browser werden unterstützt.

Ist Visavid „Ende-zu-Ende“ verschlüsselt?

Nein, Visavid ist zwischen den Nutzenden nicht „Ende-zu-Ende“ verschlüsselt. Stattdessen erfolgt eine Transportverschlüsselung zwischen sämtlichen Nutzenden und dem Visavid-Server. Der Auftragnehmer Auctores GmbH verarbeitet Daten ausschließlich zu den in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit der jeweiligen Schule als Verantwortliche festgelegten Zwecken. 

Durch wen erfolgt die Datenverarbeitung bei Visavid und zu welchem Zweck?

Die Datenverarbeitung erfolgt durch die Auctores GmbH, den Auftragnehmer der Schule, insb. zur Bereitstellung von Videokonferenzräumen. Der Auftragnehmer hat hierbei die Regelungen (insbesondere die Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten) der mit der jeweiligen Schule bestehenden Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) einzuhalten. 

Ist die Video-Aufzeichnung bei Visavid ausgeschaltet?

Ja, die Video-Aufzeichnungsfunktion ist in dem zentral vom Freistaat Bayern für die Schulen bereitgestellten Visavid nicht verfügbar.

Sind bei Visavid die hochgeladenen Dateien verschlüsselt gespeichert?

Nein, hochgeladene Dateien werden auf dem Server nicht verschlüsselt abgelegt. Sie werden jedoch zwischen Visavid-Server und Nutzenden verschlüsselt übertragen (Transportverschlüsselung). Abgelegte Dateien werden ca. zehn Minuten nach Beendigung der Videokonferenz gelöscht, wenn von der Lehrkraft keine andere Einstellung vorgenommen wurde. Der Auftragnehmer Auctores GmbH verarbeitet Daten ausschließlich zu den in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit der jeweiligen Schule als Verantwortliche festgelegten Zwecken. 

Ist eine aktive Abmeldung bei Visavid notwendig, um die Konferenz zu beenden?

Nein, eine aktive Abmeldung durch den Klick auf „Raum verlassen“ ist nicht notwendig. Sollte der Nutzende den Videokonferenzraum verlassen, sei es durch Schließen des Browsers oder durch Herunterfahren des Geräts, kann der Videokonferenzraum nur mit der Erlaubnis der Lehrkraft über den standardmäßig aktivierten Warteraum wieder betreten werden.

Wie arbeitet der virtuelle Hintergrundfilter von Visavid ?

Hintergrundfilter bieten eine einfache Möglichkeit, die Privatsphäre zu wahren, indem bei der Bildübertragung eine Mitübermittlung der Umgebung des Nutzenden verhindert wird.

Der Hintergrundfilter von Visavid nutzt wie alle VK-Tools die Rechenleistung des Endgeräts.

Inwiefern ist Visavid mit der pädagogischen Schulplattform mebis und anderen Plattformen kompatibel?

Im jeweiligen mebis-Lernplattformkurs der Klasse kann die Lehrkraft den Link zu einem Visavid-Videokonferenzraum passwortgeschützt bereitstellen, sodass die Schülerinnen und Schüler den Videokonferenzraum direkt vom Lernplattformkurs virtuell betreten können.

Das Videokonferenztool Visavid wird künftig in das Software-Paket der BayernCloud Schule integriert und aus dem Web-Portal heraus, dem Dachportal für alle Angebote der BayernCloud Schule, direkt nutzbar sein.

Können Fördervereine im Rahmen von Sitzungen und Versammlungen Visavid nutzen?

Nein, eine Nutzung von Visavid für Sitzungen und Versammlungen von Vereinen ist im Rahmen der zentral bereitgestellten Lizenz nicht vorgesehen. Gemäß der vom Staatsministerium erworbenen Lizenz sind alle Schulen sowie Fortbildungseinrichtungen in Bayern und weitere Einrichtungen im Ressortbereich des StMUK nutzungsberechtigt. In den Vertragsbedingungen ist zudem nur pädagogisches und Verwaltungspersonal an bayerischen Schulen bzw. nutzungsberechtigten Dienststellen als „berechtigte Nutzer“ vorgesehen, d.h. berechtigt zur Verwaltung von Videokonferenzräumen.

In datenschutzrechtlicher Hinsicht sind Fördervereine und andere Vereine im schulischen Umfeld von der Schule getrennte Einrichtungen, die selbst datenschutzrechtlich verantwortlich sind (siehe auch Handreichung für den Datenschutz an Schulen (abrufbar unter https://schuldatenschutz.bayern.de) – im Bereich „Datenschutz-FAQ“ unter dem Stichwort : Förderverein). In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass das Landesamt für Datenschutzaufsicht ein vielfältiges Beratungsangebot für Vereine bereithält.

Darf Visavid durch einen Kooperationspartner der Schule genutzt werden?

Ja, allerdings erhalten Kooperationspartner keine Benutzerzugänge, mit denen sie selbstständig Videokonferenzräume in Visavid erstellen können. Ein berechtigter Nutzer der Schule (z.B. eine Lehrkraft) kann jedoch einen Videokonferenzraum erstellen und dem Kooperationspartner den zughörigen Moderator- und Teilnehmerlink zur Verfügung stellen. Voraussetzung ist, dass die Videokonferenz in einem schulischen Zusammenhang steht und daran Schülerinnen bzw. Schüler oder pädagogisches Personal teilnehmen.

Wann wird die Anmeldung bei Visavid mit den mebis-Zugangsdaten erfolgen? Muss sich eine Schule, die sich bis dahin nicht für Visavid registriert hat, dennoch weiterhin über das Schulportal registrieren?

Im Rahmen der Bestrebung, den Zugriff auf die Produkte der BayernCloud Schule für die Nutzer über einen einzigen Nutzerzugang pro Person zu gestalten (SSO), werden sich berechtigte Nutzer künftig auch mit ihren mebis-Zugangsdaten in Visavid einloggen können. Die Umstellung des Logins in Visavid auf die mebis-Zugangsdaten erfolgt voraussichtlich in der ersten Hälfte des Schuljahres 21/22.

Für Schulen, die Visavid noch nicht nutzen, ist weiterhin eine Registrierung für Visavid über die entsprechende Umfrage im Schulportal nötig, da für Visavid eine eigene AVV abgeschlossen werden muss.

Können nach der Anbindung von Visavid an mebis die schon vorhandenen Visavid-Zugangsdaten weitergenutzt werden?

Nein, es ist zwingend erforderlich, dass alle berechtigten Nutzer, die Visavid nutzen möchten, zukünftig über ein mebis-Benutzerkonto verfügen. Dabei steht es dem pädagogischen Personal an den Schulen frei, ob sie das mebis-Benutzerkonto lediglich für Visavid verwenden oder ob sie auch andere über das mebis-Benutzerkonto zugängliche Angebote wie die mebis-Lernplattform nutzen.

Falls eine Schule Visavid nutzen möchte, aber noch nicht mebis nutzt, muss diese einen mebis-Zugang beantragen. Die dazu notwendigen Schritte sind im mebis-Infoportal unter https://www.mebis.bayern.de/infoportal/faq-mebis/anmeldung-bei-mebis erklärt.

Für welchen Personenkreis kann an den Schulen bzw. Behörden im Ressortbereich des StMUK ein Zugang eingerichtet werden?

Zum berechtigten Personenkreis gehören Lehrkräfte, weiteres pädagogisches Personal sowie sonstiges schulisches und Verwaltungspersonal (jeweils im Sinne des BayEUG), z. B. Schulsozialarbeiter mit Vertrag an der jeweiligen Schule.

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